2022 vállalati belső kommunikációs trendjei és kihívásai

A változás, a hatékonyság és egy járatlan út

Az eszköz, a folyamat, a tartalom és a kultúra is változik – kezdte Márton Katalin, a Praktiker HR- és CSR-vezetője –, és én remélem, hogy nem lesz olyan pont, amikor azt mondhatjuk, hogy kész, megtörtént minden változás, ami megtörténhetett. A változás állandósága a belső kommunikációs folyamatokban is jó dolog. 

A belső kommunikáció mindig fontos volt, de a járvány miatt különösen azzá vált – tette hozzá Maczelka Márk, a SPAR Magyarország kommunikációs vezetője. Már nem csak az üzenetek megfogalmazása, szegmentálása fontos, hanem a gyorsaságnak és a hatékonyságnak is megnőtt a jelentősége.

„Többféle megoldást alkalmazunk az üzenetek eljuttatására, de ez nem egy one man show – egy óriási kooperációról beszélünk.”

Pinczés Balázs, a Magyarországi HR Network Egyesület elnöke és HR-igazgatója elmondta, amikor a covid egy csapásra megváltoztatott mindent, és nem lehetett személyes találkozókat, rendezvényeket tartani, hirtelen mindenkinek meg kellett ismerkednie új készségekkel is.

„A béremelési tájékoztatókat bevittük a digitális világba. A Teamsen keresztül lehetett csatlakozni, vissza lehetett nézni – ezek olyan újdonságok és eltérések a korábbi évekhez képest, amivel nem sokan találkoztak. Egy járatlan útra léptünk.”

A mindennapok és a belső kommunikáció kikerülhetetlen eszköze

Kufár Róbert, a KRQ Kommunikációs Ügynökség ügyvezető igazgatója szerint a kulcs a time management. „Aki ma nem jól szervezi az ügynökségét, nem jól osztja be az idejét, az kimarad, lemarad, elveszik a lehetősége. A covid felborította a hétköznapjainkat, és eljött a most hatalma, mert nem tudjuk, mi lesz holnap” – mondta. A legfontosabb eszköz ma a mobiltelefon, ami ott van mindenkinél – a munkavállalóknál is persze. Ezen lehet futtatni jó szoftvereket, és így alkalmas arra, hogy gyorsan elérjük a munkavállalókat. Szinte csak olyan megoldások működnek ma, amik kompatibilisek a mobiltelefonokkal

A kommunikációnk az élet minden területén megváltozott. Ha a telefonunkat a kezünkbe vesszük, már nem felhívunk valakit, hanem elkezdünk egy üzenetet írni. Ugyanez az azonnali kommunikációs igény megjelenik a munkavállalók oldaláról is. Az alkalmazottak elvárják a cégektől, hogy legyen hol elmondani a véleményüket, aggályaikat, visszajelzéseiket, és erre keresik is a lehetőséget. És persze a tartalomfogyasztás is alapvetően megváltozott: a videós tartalmak ma már nélkülözhetetlenek. 

Robi szerint a jövő arról fog szólni, hogy ki tud arra sok időt, energiát áldozni, hogy minél több videós tartalma legyen, és minél több információt át tudjon adni könnyen, gyorsan, fogyaszthatóan.

Hallgasd meg a kollégákat!

A pandémiás időszakban az volt a fő kihívás, hogyan tudunk minél gyorsabban azonnali információkat szolgáltatni a munkavállalóknak, de a kommentszekciót, a visszajelzések rendszerét csak pár hónappal a rendszerrel való ismerkedés után nyitottuk meg – mesélte Kata.

„Nekünk magunknak is meg kellett tanulni, hogy egyáltalán hogyan reagál a mi közegünk ezekre az impulzusokra. Ennek soha nincs vége, folyamatosan tanuljuk egymást, próbálunk reflektálni és finomhangolni a munkavállalók igényeire.”

De a legfontosabb, hogy az új rendszerekkel is találjuk meg a saját hangunkat.

Minden cégnek megvan a saját kommunikációs stratégiája, ami nem véletlenül olyan, amilyen, de meg kell hallanunk az idők szavát, a kollégáink hangját is – tette hozzá Márk. Most is van még alkalmanként egyirányú kommunikáció (munkatechnikák, utasítások stb.), de több helyzetben van visszafelé is kérdezési, kommentelési lehetőség, és ezt nagyon kedvelik a kollégák. Mindig pozitív dolog megkérdezni a munkavállalót, sőt ha beépítjük a cég mindennapjaiba az ötletét, az kiemelten pozitív. Márk szerint ezt ki kell aknázni, hiszen „sok problémánkra ott van a megoldás a kollégák között”.

Balázs a stratégia fontosságát is kiemelte, és hogy néha bizony nem csak lekövetni kell az eseményeket, hanem kicsit előre is kell tudni gondolkodni. Ők öt fontos területet azonosítottak be, ami aztán a teljes kommunikációs stratégiájukat befolyásolta. Az első, hogy mi lesz a tartalom, amit kommunikálni szeretnének, a második, hogy milyen csatornán fognak megjelenni, a harmadik az időzítés, a negyedik, hogy hogyan mérjenek, az ötödik pedig, hogy kinek is szeretnék eljuttatni az üzenetet.

Együtt a legjobb: digitálisan és személyesen is 

Amikor megbízást kapunk belső kommunikációs vagy HR-marketing feladatokra, nem rögtön a tartalomgyártásról van szó, hanem megpróbáljuk megérteni a folyamatosan változó cégen belüli dinamikát – részletezte Robi. A munkavállalók személyes találkozása a menedzsmenttel kulcsfontosságú ahhoz, hogy mindenki egyénileg értse, mi a feladata és mi a közös céges küldetésük. El kell menni, és beszélgetni kell a dolgozókkal, megérteni a dinamikát, és arra lehet majd tartalmat gyártani. 

A belső kommunikációs rendszerfelület persze nem ugyanaz, mint a személyes találkozás – tette hozzá Kata. Nagyon sokat kommunikálhatunk a belső kommunikációs eszközökön, nagyon jól lehet funkcionálisan használni, de nem szabad teljes egészében kiiktatni a rendszerből a személyes jelenlétet, kapcsolódást. Meg kell találni a saját céges kultúránknak megfelelő egyensúlyt. 

Például a CEO-k személyes vlogjait, a vezetők storytelling videóit nagyon szeretik a munkavállalók, gyakran visszanézik. Ráadásul nem szabad elfelejteni, hogy szeretünk büszkék lenni a kollégáinkra, pozitív érzéseket közösen megélni, és nagyon fontos a közösségépítés – ezeket a digitális eszközökkel is lehet működtetni, de minden történet mögött ott van az ember. 

Márk elmondta, a digitalizáció ellenére náluk sem maradnak el a személyes találkozások. „Nagyon fontos, hogy a vezető mutassa meg magát. Legalább évi egyszer legyen ott a kollégák között, kérje ki a véleményüket.” A covid miatt sok rendezvény elmaradt, de egy részét, amint lehetett, visszaállították online vagy hibrid rendezvény formájában. Megünneplik a jubileumokat, a jutalmazásokat is megtartják, amikor lehet. 

Új és régi kihívások 

A munkaerő-megtartás kiemelten fontos témája volt az elmúlt időszaknak, és valószínűleg 2022-ben is az lesz. Azt már megszokhattuk, hogy az exitinterjún megkérdezik a munkavállalót, miért megy el, de Balázs kiemelte, mennyire fontosak lehetnek a stay interjúk is.

„Nekünk ez az utóbbi időben bevált. Menet közben kérdeztük meg a kollégát, hogy miért van itt. Ez pedig nagy segítség abban, hogy fejleszteni tudjuk a kommunikációs csatornákat és a szervezeten belüli vezetési feladatokat. Én ezt mindenkinek ajánlom.”

Robi még hozzáfűzte, szerinte idén a tartalomnak is a fókuszban kell lennie.

„Minél több kontent kell. Minél jobban érteni kell a vállalat dinamikáját, az embereket. Amennyire lehetséges, minél több személyes kommunikációra van szükség, és meg kell próbálni minél több alkalmazottat átvinni a digitális világba."

Végül hozzátette: a kutatásokból kiderül, hogy a legvonzóbb munkahelyek azok, ahol a munkavállaló nemcsak jól érzi magát, de értelmét is látja a munkájának.


Érdekel a termékünk? Foglalj demo időpontot!