Aplikacja urlopowa – dlaczego potrzebujesz takiego narzędzia w Twojej firmie?

Sezon urlopowy – te dwa słowa wywołują ciarki na plecach niejednego właściciela i managera. Powodem nie jest wcale niechęć do udzielania pracownikom urlopów, ale obawy przed dezorganizacją pracy firmy, opóźnieniami i zostawianiem niezałatwionych spraw. Wynikają one z tego, że wciąż w wielu przedsiębiorstwach obowiązują „listy urlopowe”, często spisywane na kartce czy wysyłane mailem. Łatwo jest się w tym pogubić, z czego później biorą się problemy z obsadzaniem stanowisk w okresie wakacyjnym czy feryjnym. Rozwiązanie jest bardzo proste i dostępne od ręki – to aplikacja urlopowa. W tym artykule przybliżamy Ci najważniejsze zalety tego narzędzia.

Czym właściwie jest aplikacja urlopowa?

Aplikacja urlopowa to nic innego, jak narzędzie do kontrolowania planów urlopowych. Jest niezwykle przydatna w tych firmach, które zatrudniają wielu pracowników, a tym bardziej w przedsiębiorstwach o mocno rozbudowanej strukturze, posiadających kilka czy kilkanaście działów. W takim przypadku koordynacja planów urlopowych pracowników ma bardzo duże znaczenie dla zapewnienia stabilnego i wydajnego działania firmy.

Aplikacja urlopowa oferuje szereg przydatnych funkcji, zarówno dla samych pracowników, jak i dla działu HR czy po prostu managementu firmy. Są to m.in.:

  • elektroniczne wnioski urlopowe,
  • zatwierdzanie lub odrzucanie wniosków,
  • integracja z elektronicznymi kalendarzami, w tym prowadzonymi w firmowym intranecie,
  • zarządzanie nieobecnościami w firmie (np. poprzez szybkie przydzielanie zadań innym pracownikom),
  • kontrolowanie liczby pozostałych dni urlopowych przysługujących pracownikowi,
  • szybka ścieżka informowania o urlopie na żądanie,
  • łatwe i bezpośrednie informowanie przełożonych o konieczności wzięcia urlopu okolicznościowego.

Poniżej krótko opisujemy przykładowe wykorzystanie aplikacji:

Pracownik chce wziąć dwa tygodnie urlopu w lipcu. Wysyła elektroniczny wniosek, który od razu trafia do przełożonego na jego urządzenie mobilne. Przełożony może szybko sprawdzić w kalendarzu, czy w tym terminie urlopów nie mają już inni pracownicy. Jeśli nie, to akceptuje wniosek, a stosowna informacja jest dodawana do kalendarza – dzięki temu reszta zespołu wie, że powinna zaplanować sobie urlop w innym terminie.

Korzyści z wdrożenia aplikacji urlopowej w firmie

Nowoczesne narzędzia HR diametralnie zmieniają standardowy model zarządzania zespołem. Wiele firm miało okazję się o tym przekonać w dobie masowego przechodzenia na pracę zdalną. Ponieważ ten model zatrudnienia się sprawdził, to nie brakuje dziś przedsiębiorstw, które umożliwiają swoim pracownikom wykonywanie obowiązków z dowolnego miejsca lub proponują hybrydowy system pracy. To jednak wymusza korzystanie z rozwiązań zapewniających szybki i niezawodny kontakt z pracownikami – przykładem jest właśnie aplikacja urlopowa.

Dzięki temu narzędziu przede wszystkim eliminujesz ryzyko ginięcia papierowych czy elektronicznych wniosków urlopowych. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło się, że nie wiedziałeś o urlopie jakiegoś pracownika, a bardzo w tym czasie na niego liczyłeś, to trudno o wyraźniejszy sygnał świadczący o konieczności wdrożenia skutecznego narzędzia do wysyłania i akceptowania wniosków urlopowych, najlepiej z poziomu urządzenia mobilnego.

Aplikacja urlopowa świetnie sprawdza się w firmach o rozproszonej strukturze zatrudnienia, których pracownicy rzadko lub w ogóle nie bywają w biurze. To utrudnia zarządzanie wnioskami urlopowymi oraz zawsze rodzi ryzyko, że w pewnym momencie kluczowe stanowiska będą nieobsadzone. Ten problem można rozwiązać od ręki poprzez wdrożenie w firmie aplikacji urlopowej.

Aplikacja urlopowa może również mieć pozytywny wpływ na stosunki w zespole. Osoby, które z jakiegoś powodu muszą zaplanować sobie urlop z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, nie będą musiały po kolei ustalać tego ze wszystkimi współpracownikami – wniosek trafi do elektronicznego obiegu i może zostać przedyskutowany np. na firmowym chacie.

Funkcję aplikacji urlopowej w Twojej firmie może pełnić aplikacja Blue Colibri App, która jest najbardziej zaawansowanym i jednocześnie najłatwiejszym w obsłudze narzędziem do komunikacji z pracownikami. Sprawdź, co potrafi ta aplikacja w wersji HR admin oraz Engagement i wdróż ją w Twojej firmie.

Czy jesteś zainteresowany naszym produktem? Zarezerwuj demo!