Erre nyújt megoldást a Blue Colibri App, melynek automatizált és digitális funkcióival olyan hatásos és önműködő preboarding folyamatot lehet kiépíteni, ami támogatja, végigvezeti, segíti az új kollégát a belépési eljáráson.
Mégis miért jó digitalizálni a folyamatot? Mik az előnyei?
✔ Nem emailben kell bekérni a kezdéshez szükséges dokumentumokat a pozíciókat elnyert pályázóktól, hanem a folyamat részeként megkérhetjük őket, hogy töltsék fel azokat a Blue Colibri App rendszerébe (pl: kitöltött belépési adatlap, iskolai végzettséget igazoló bizonyítványok, fényképet a kártya igényléséhez)
✔ Nem emailben kell elküldeniük csatolmányként, így sokkal áttekinthetőbb, egy helyen vannak az adatok
✔ Nyomon követhető, hogy a felhasználó hol tart a folyamatban
✔ Sokkal több mindent kérhetünk be, mint emailben (pl: kérdőívek segítségével)
✔ Automatikus határidő értesítések állíthatók be, így a felhasználó biztosan nem fogja elfelejteni megadni az adatait, feltölteni a dokumentumait
✔ Sokkal profibb a jelöltélmény is, amivel már ebben a szakaszban korai elköteleződést tudunk kiépíteni, ugyanis biztos emlékezetes lesz számára egy jól digitalizált preboarding folyamat
A digitalizáció receptje: email + Blue Colibri App preboarding
Az első kapcsolatfelvételt még emailben javasolt meglépni, amiben tájékoztatjuk a jelöltet a legfontosabb információkról, tudnivalókról. Tekintsük át mit is tartalmazzon az első kapcsolatfelvételi üzenet:
Milyen információkat kell ideálisan tartalmaznia a vállalatunk preboarding folyamatának, amit teljes egészében a Blue Colibri Appon keresztül létrehozhatunk?
1) Ügyvezetői köszöntő videó
2) A cég története és a csapatok bemutatása
3) Dress code, munkahelyi szabályok
4) Iroda tour
5) Fontos dokumentumok megosztása (pl. szerződéstervezet, belépési adatlap stb.)
6) Szükséges dokumentumok feltöltése (pl: iskolai bizonyítványok, végzettséget igazoló okirat, belépési adatlap, hivatalos iratok, fénykép a belépőkártyához stb.)
7) Előzetes kérdőív több témában (pl: munkaruha egyeztetés, felvételi folyamat értékelése)
8) Első nap tervezett programja
9) Egyéb felmerülő kérdésekre űrlap létrehozása
Digitális preboarding
A digitális onboarding kiegészíti a hagyományos onboarding elemeit, ezáltal könnyen standardizálhatóvá és automatikussá tudjuk varázsolni a belépési folyamatot, mindezt a Blue Colibri appon keresztül, mégpedig egy jól strukturált folyamat összeállításával!
Miért jobb a digitális (vagy hibrid) onboarding, mint a hagyományos?
✔ Minden mérhető, nyomonkövethető, visszakereshető
✔ Bárhol, bármikor elvégezhető
✔ Nem kell hosszas oktatásokat szervezni
✔ Nem kell egyénileg foglalkozni mindenkivel, nem kell a vezetőnek minden alkalommal hosszasan ugyanazokat az általános információkat elmondania
✔ Egyszer kell létrehozni a folyamatot, utána automatizálható
✔ Bárhol, bármikor visszanézhető
✔ Standardizált folyamat
✔ Több onboarding folyamatot is létre lehet hozni, akár minden csapatnak külön-külön
✔ Megkönnyíti az ügyintézést, csökkenti a HR szakemberek adminisztrációs terheit
✔ Azonnali visszajelzést lehet kapni az egész belépési folyamatról
Mégis hogyan kezdjek bele? - azaz egy jól felépített onboarding folyamat tartalma:
Általános onboarding oktatás:
Applikáció bemutatása
Hogyan használjuk az appot, mit hol találunk
Milyen funkciók vannak az appban, melyik funkció mire jó
Különböző tartalmak téma szerinti csoportosításának bemutatása
Vállalat bemutatása
A cég részletes bemutatása, szervezeti ábra
Irodák, telephelyek rövid bemutatása (ha a preboarding során nem került elő)
Iroda melletti éttermek, étkezési-sportolási lehetőségek bemutatása
Csapat megismerése - közösségépítés
Vállalati élet (belső kommunikációs nagyköveti csapat tevékenységei, csapatépítő és egyéb események, CSR tevékenységek stb.) és vállalati értékek bemutatása
Vezetők és csapatok bemutatása
Közösségek funkció bemutatása - csatlakozás különféle csoportokhoz
Ismerd meg a vállalatot és egyéb hasznos információk
Kommunikációs csatornák bemutatása - Chatelj a kollégáddal, üzenj a vezetődnek!
