Digitális pre-boarding

Erre nyújt megoldást a Blue Colibri App, melynek automatizált és digitális funkcióival olyan hatásos és önműködő preboarding folyamatot lehet kiépíteni, ami támogatja, végigvezeti, segíti az új kollégát a belépési eljáráson.

Mégis miért jó digitalizálni a folyamatot? Mik az előnyei?

 ✔ Nem emailben kell bekérni a kezdéshez szükséges dokumentumokat a pozíciókat elnyert pályázóktól, hanem a folyamat részeként megkérhetjük őket, hogy töltsék fel azokat a Blue Colibri App rendszerébe (pl: kitöltött belépési adatlap, iskolai végzettséget igazoló bizonyítványok, fényképet a kártya igényléséhez) 

 ✔ Nem emailben kell elküldeniük csatolmányként, így sokkal áttekinthetőbb, egy helyen vannak az adatok

 ✔ Nyomon követhető, hogy a felhasználó hol tart a folyamatban

 ✔ Sokkal több mindent kérhetünk be, mint emailben (pl: kérdőívek segítségével)

 ✔ Automatikus határidő értesítések állíthatók be, így a felhasználó biztosan nem fogja elfelejteni megadni az adatait, feltölteni a dokumentumait

 ✔ Sokkal profibb a jelöltélmény is, amivel már ebben a szakaszban korai elköteleződést tudunk kiépíteni, ugyanis biztos emlékezetes lesz számára egy jól digitalizált preboarding folyamat

A digitalizáció receptje: email + Blue Colibri App preboarding 

Az első kapcsolatfelvételt még emailben javasolt meglépni, amiben tájékoztatjuk a jelöltet a legfontosabb információkról, tudnivalókról. Tekintsük át mit is tartalmazzon az első kapcsolatfelvételi üzenet:

  • 1) Kiválasztott jelölt köszöntése a csapatban
  • 2) Rendszerhozzáférés megadása
  • 3) Fontos információk (pl: kezdési dátum, időpont, helyszín, kit keressen, dress code)

Milyen információkat kell ideálisan tartalmaznia a vállalatunk preboarding folyamatának, amit teljes egészében a Blue Colibri Appon keresztül létrehozhatunk?

  • 1) Ügyvezetői köszöntő videó
  • 2) A cég története és a csapatok bemutatása
  • 3) Dress code, munkahelyi szabályok
  • 4) Iroda tour
  • 5) Fontos dokumentumok megosztása (pl. szerződéstervezet, belépési adatlap stb.)
  • 6) Szükséges dokumentumok feltöltése (pl: iskolai bizonyítványok, végzettséget igazoló okirat, belépési adatlap, hivatalos iratok, fénykép a belépőkártyához stb.)
  • 7) Előzetes kérdőív több témában (pl: munkaruha egyeztetés, felvételi folyamat értékelése)
  • 8) Első nap tervezett programja
  • 9) Egyéb felmerülő kérdésekre űrlap létrehozása

Digitális preboarding

A digitális onboarding kiegészíti a hagyományos onboarding elemeit, ezáltal könnyen standardizálhatóvá és automatikussá tudjuk varázsolni a belépési folyamatot, mindezt a Blue Colibri appon keresztül, mégpedig egy jól strukturált folyamat összeállításával!

Miért jobb a digitális (vagy hibrid) onboarding, mint a hagyományos?

✔ Minden mérhető, nyomonkövethető, visszakereshető

✔ Bárhol, bármikor elvégezhető

✔ Nem kell hosszas oktatásokat szervezni

✔ Nem kell egyénileg foglalkozni mindenkivel, nem kell a vezetőnek minden alkalommal hosszasan ugyanazokat az általános információkat elmondania

✔ Egyszer kell létrehozni a folyamatot, utána automatizálható

✔ Bárhol, bármikor visszanézhető

✔ Standardizált folyamat

✔ Több onboarding folyamatot is létre lehet hozni, akár minden csapatnak külön-külön

✔ Megkönnyíti az ügyintézést, csökkenti a HR szakemberek adminisztrációs terheit

✔ Azonnali visszajelzést lehet kapni az egész belépési folyamatról

Mégis hogyan kezdjek bele? - azaz egy jól felépített onboarding folyamat tartalma:

Általános onboarding oktatás:

  1. Applikáció bemutatása
  • Hogyan használjuk az appot, mit hol találunk 
  • Milyen funkciók vannak az appban, melyik funkció mire jó
  • Különböző tartalmak téma szerinti csoportosításának bemutatása
  1. Vállalat bemutatása
  • A cég részletes bemutatása, szervezeti ábra
  • Irodák, telephelyek rövid bemutatása (ha a preboarding során nem került elő)
  • Iroda melletti éttermek, étkezési-sportolási lehetőségek bemutatása
  1. Csapat megismerése - közösségépítés
  • Vállalati élet (belső kommunikációs nagyköveti csapat tevékenységei, csapatépítő és egyéb események, CSR tevékenységek stb.) és vállalati értékek bemutatása
  • Vezetők és csapatok bemutatása
  • Közösségek funkció bemutatása - csatlakozás különféle csoportokhoz
  1. Ismerd meg a vállalatot és egyéb hasznos információk
  • Kommunikációs csatornák bemutatása - Chatelj a kollégáddal, üzenj a vezetődnek!
  • Kihez fordulhatok? - Hasznos névjegyzékes kontaktok 
  • IT support dokumentumok
  • Egyéb vállalati szabályok és policy-k
  • Ügyintézés funkciónál hogyan és mit lehet igényelni, milyen további feladatai vannak az onboarding folyamatán belül
  1. A vállalatról tanultak visszamérése teszt formájában
  1. Visszajelzés az onboarding folyamatról
  • Visszajelzés kérése a folyamatról kérdőíves formában
Blue Colibri applikáció megoldásai

Onboarding folyamat (nem csak) profiknak - az appban rejlő további lehetőségek

Kötelező oktatások E-learning formában történő elvégzése:

  • Tűz-, és munkavédelmi oktatás
  • Home office oktatás
  • Bármilyen munkavállalói tréningek, továbbképzések
  • Nyomtató és egyéb irodai eszköz használatának megmutatása

Igénylések leadása digitálisan, űrlapok segítségével:

  • Cafeteria igénylés
  • Rendszerhasználati jogosultság, eszközigénylés
  • Munkaruha igénylés
  • Névjegykártya, belépőkártya, céges autó stb. igénylés

Booking funkció:

  • Mentor időpontfoglalás, 
  • Vezetőkkel történő meeting egyeztetése
  • HR fogadóóra
  • Üzemorvosi és egyéb orvosi alkalmassági vizsgálatokra időpontfoglalás
  • Céges parkoló, étterem, masszázs időpontfoglalás

Dokumentumtár: 

  • Munkakezdéshez szükséges dokumentumok (pl: munkaszerződés, céges szabályzatok, munkaköri leírás stb.)
  • Igénybejelentők irodszerekhez, utazási költségtérítéshez, szabadsághoz
  • Munkaügyi sablonok (pl: jelenléti ív, munkaidő keret, nyilatkozatok)
  • Munkavédelmi leírások
  • Különféle használati útmutatók (pl: csekkolási rendszer, kávéfőző, egyéb gépek használata)

Onboarding extrákkal - avagy mivel lehet még feldobni a digitális onboardingot?

  • Onboarding challengek (pl: ismerkedj meg, kávézz vagy ebédelj együtt egy munkatársaddal)
  • Tartalmaknál Új belépő rovat használata - megosztani az új kollégákról pár információt
  • Új belépők közösségének létrehozása, új tagok könnyebben ismerhessék meg egymást

Érdekel a termékünk? Foglalj demo időpontot!