Digitalizálás előnyei

 Új lendületben a HR-adminisztráció – ismerd meg a digitalizálás előnyeit!

A digitalizáció nem csak egy modern technikai szemléletet tükröz, hanem széles körben egyszerűsít le és gyorsít fel mindennapi munkafolyamatokat. Meghívtuk három partnerünket, Zsákovics Anikó HR-ügyintézőt a Summit D&V-től, Villányi Nikoletta PR-menedzsert a Colastól és Horváth Benigna belső kommunikációért felelős menedzsert az MCC-től, hogy meséljenek nekünk kicsit arról, náluk hogyan zajlik a HR-adminisztrációs folyamatok digitalizálása. Vendégeink gyakorlati példákon keresztül mutatták be, mi minden indította el vállalatukat a digitalizáció útján, és milyen azonnali előnyöket tapasztaltak meg.

Digitalizálni! De miért is?

Zsákovics Anikó az esztergomi, autóalkatrész-nagykeresekedelemmel foglalkozó Summit D&V HR-ügyintézője. A nagyjából 160 fős vállalatnál azért fogtak bele a HR-folyamatok digitalizálásába elsősorban, hogy időt takarítsanak meg. „Egyszerűsíteni szerettük volna a munkafolyamatokat, átláthatóbb adminisztrációt, könnyebb, pontosabb kontrollingfolyamatokat szerettünk volna.” És persze a járványhelyzet is felvetette a digitalizáció szükségességét, mert elkezdődtek az online interjúztatások, a home office, az online szerződéskötések. Ez a helyzet pedig sok vállalatnak ismerős lehet, ahogy az is, ha egy cég hirtelen sokszorosára növekedik.

A Matthias Corvinus Collegium nagyjából 40-50 fős munkavállalói gárdája például az elmúlt másfél-két évben több mint 400 fős lett. Horváth Benigna belső kommunikációért felelős menedzser szerint ez a növekedés nagy kihívás elé állította a vállalkozást, új rutinokat, protokollokat kellett kialakítani. „Feltétlenül szükséges volt, hogy legyen egy megfelelően működő kommunikációs csatorna. Az új belépőknek ma már fel tudtunk tenni minden olyan információt erre a felületre, ami megkönnyíti nekik, hogy megismerkedjenek az intézménnyel, és jobban átlássák a szervezeti egységeket.”

És van egy harmadik jellemző helyzet is: amikor egy cégnél szellemi és fizikai munkavállalók is dolgoznak egyszerre – mint a Colas Magyarországnál. „Útépítéssel foglalkozunk országos lefedettséggel. Ezáltal fontos volt, hogy minden kollégát egyszerre érjünk el, azonban a fizikai munkavállalókat munkaterületen elérni eddig szinte lehetetlenség volt” – mondta Villányi Nikoletta PR-menedzser. „1030 fő az összlétszám. Korábban a bérpapírokkal hó elején küldtünk ki információkat azoknak, akik nem rendelkeztek céges e-mail-címmel, de a bérpapíron kívül a legtöbb infó a kukában landolt olvasatlanul.” Az új rendszernek köszönhetően ez a probléma náluk gyakorlatilag megszűnt. Átláthatóvá vált, hogy kihez milyen aktualitások jutottak el, és eredményesebben férnek hozzá az információkhoz a munkatársak. De ez még csak a kezdet!

Tervekből megvalósítás: ügyintézés, ötletek, foglalások

Az ügyintézés funkcióval a BlueColibri applikációba egy új, rugalmas keretrendszer került. Itt az egyik munkavállalói réteg egy űrlapon keresztül tud bejelenteni bármit, amit aztán egy másik réteg lát, lekezel, visszajelez. Az MCC-nél, meséli Benigna, eleve ügyintézői oldalról indult minden. „Nagyon sok e-mailes bejelentés jött IT-fronton, és kerestük a megoldást, amiben nem terhelik folyamatos telefonokkal, e-mailekkel a kollégákat. Felhasználói oldalról már most kifejezetten pozitívak a visszajelzések az ügyintézés funkcióról, főleg, hogy mindenki tudja, hol áll éppen az ügye, és ki foglalkozik vele” – tette hozzá.

Hasonlóan nagy lépés a dobozokban vagy e-mailekben elveszett, soha meg nem valósított ötletek után, hogy Anikóék a Colasnál egy ötletládát is beállítottak az appban. Itt témafelelősöket lehet hozzárendelni az egyes ötletekhez, a beküldő pedig pontosan követheti, hol tart a folyamat. Niki kitért még a juttatások témájára is, hiszen korábban náluk ez különösen sziszifuszi folyamat volt, sok-sok munkaórát felemésztett. Most az appon keresztül tehetik meg nyilatkozataikat a munkavállalók, így a korábbi idő töredéke alatt zajlik le az 1030 munkavállaló cafeteria-nyilatkoztatása.

És ha már felgyorsított, átláthatóbb folyamatok, a foglalási funkciót is meg kell említeni: a Colas vállalati üdülőinek foglalásait ugyanis már teljes egészében az appos foglalási funkción keresztül intézik, ahogy az e-bike-ok kölcsönözhetősége is itt követhető. Az időpontfoglalás üzemorvosi rendelőidők beosztására is kiválóan használható.

Saját tempóban, eredményesen: digitális e-learning / onboarding

Anikó kiemelte, hogy a Summit csapatában nagyon sokat használják az e-learning és az onboarding funkciókat is. „Az onboardingot eddig papíralapon vezettük. Kérdőíveket készítettünk az új dolgozóknak, amikor eltelt az első vagy a harmadik hónapjuk… Ezt már az appon keresztül csináljuk. Az e-learningre is sok kötelező és fakultatív tananyagot feltöltöttünk. Itt könnyű visszakövetni, ki hány százalékra teljesített, be lehet állítani, hogy újrakezdhető-e a teszt stb.”

Az MCC-nél a munka- és tűzvédelem került át teljesen erre a felületre. „Ez nekünk egy nagy előrelépés volt. Minden vállalat életében a munka- és tűzvédelem egy olyan kötelező, aminél jó, ha van egy egyszerű és a munkatársak számára is komfortos megoldás” – részletezte Benigna. Az új belépők is nagyon szeretik, hogy ahogy bekerülnek a vállalathoz, rögtön ott van ez a felület, ahová be tudnak lépni, és végig tudják pörgetni a dokumentumtárban a szabályzatokat, szervezeti ábrákat, minden hasznos információt. Van fent egy névjegyzék, ahol részletes adatok vannak a munkatársakról, rá lehet keresni csoportokra is – ez a névjegyalbum érdekes módon az egyik húzóágunk – tette hozzá Benigna.

Nem csak praktikus, a kollégák szeretik is!

A digitalizációs folyamat alapjaiban változtathatja meg a HR-mindennapokat, de vendégeink egyetértettek abban, hogy nem pusztán erről a hasznosságról van szó. A kollégák szeretik a céges applikációt, és örömmel használják a funkciókat.

Az értesítések, a kérdőívek és a galériák jelenleg a legkedveltebb funkciók. De a gyűjthető, majd pl. ajándéktárgyakra beváltható pontok rendszere is nagyon népszerű. Niki elmondta, hogy a Colasnál van már egy köszönömkártya-program, aminek a felülete olyan volt, mint egy webshop, azonban ez eddig csak az intranetről működött, amit a fizikai dolgozók nem érnek el. Ők eddig az adminisztrátornak szóltak, hogy ezt meg ezt szeretnék, megadták a pontokat stb., szóval eddig ez egy csomó idő és emberi munka volt. Az applikációval ez már teljesen automatizálható.

Ha kíváncsi vagy, a te céged mindennapjaiba hogyan hozhat ilyen pozitív változásokat egy saját, vállalatodra szabott rendszer, keresd kollégáinkat. Vagy nézz körül weboldalunkon, mert rengeteg érdekesség vár még itt rád.

Érdekel a termékünk? Foglalj demo időpontot!