Digitalizarea comunicării interne bate la ușa industriei hoteliere

Danubius Hotels a făcut deja ceea ce alte companii cu mai multe sedii și cu un număr mare de angajați fizici doar visează să facă: și-a mutat comunicarea internă pe o platformă digitală. Am aruncat o privire în spatele scenei.

Evoluție, dezvoltare, digitalizare, apropiere de angajați, construirea unei adevărate comunități - obiective și direcții familiare pentru orice companie. Desigur, perioada pandemiei, alături de închiderile de întreprinderi și provocările economice, a făcut ca și companiile să se gândească la urgența de a îmbunătăți comunicarea internă. Acest lucru nu mai poate fi amânat. Până în 2020, trebuie pur și simplu să fim înaintea curbei cu soluții pentru comunicarea internă a întreprinderilor, cum ar fi e-mailul circular sau proliferarea ședințelor de informare convocate. 

Cu toate acestea, în industria hotelieră este adevărat că schimbările majore sunt adesea amânate din motive foarte banale. Suntem distrași de sarcinile zilnice, ne temem că colegii vor fi speriați de schimbare, este ca și cum întreaga companie trebuie să se oprească pentru o perioadă de timp pentru a trece printr-o astfel de transformare. Judit Gál, director de marketing și comunicare la Danubius Hotels, a împărtășit experiența sa despre cum acest lucru nu mai este cazul.

Provocarea: mai multe locații, mulți oameni

Danubius Zrt. este prezentă în Ungaria cu 16 hoteluri - sub 4 mărci - și o clădire centrală de birouri, cu un total de peste 1600 de angajați. Cei mai mulți dintre ei lucrează în domeniul managementului hotelier, care a fost dificil de contactat, iar adresa de e-mail a companiei este folosită în principal de către funcționari, ceea ce reprezintă o proporție mică din numărul total de angajați. Prin urmare, nu este greu de imaginat schimbările intense pe care le-ar aduce o platformă dedicată (pentru care Danubius Hotels a ales în toamna anului 2019 Blue Hummingbird, dezvoltată în Ungaria), pe care personalul ar putea să o acceseze chiar și de pe propriul telefon cu ajutorul unei aplicații. Scopul nu a fost doar acela de a furniza personalului operațional informații rapide și eficiente sau de a îmbunătăți fluxul de știri și informații. Judit Gál a declarat că dezvoltarea unei comunități în cadrul companiei este o prioritate. De asemenea, au creat o comunitate pentru cei 150 de manageri care, deși sunt la distanță geografică unul de celălalt, se confruntă cu provocări similare în activitatea lor zilnică. Prin intermediul digitalizării, au reușit să creeze o platformă comună pentru cercul lor de management. Pe platformă, aceștia au lansat activități pentru a se cunoaște mai bine, dar și pentru a le oferi informații de primă mână, de la lider la lider.

Nu vă fie teamă să o introduceți, va fi bine.

Cu toate acestea, transformarea unor ani, deseori decenii, de comunicare internă familiară nu este o sarcină cotidiană, iar schimbarea nu se face prin magie. În plus, chiar și cu o pregătire și o planificare atentă, aceasta poate avea succes numai dacă angajații se adaptează cu ușurință la noua platformă, sunt bucuroși să o folosească și îi simt beneficiile. Dar nu există secrete, iar principiul gradualismului este cheia și în acest caz. 

Judit Gál a declarat că Danubius a sincronizat începutul migrației cu unul dintre marile evenimente anuale ale companiei, zilele sportive de toamnă. "Am dedicat un ghișeu separat aplicației. Aici, colegii au putut să se familiarizeze cu interfața într-un mod jucăuș, iar noi i-am ajutat să se înregistreze pe loc." Apoi au mers în toate hotelurile lor, unde au ajutat oamenii să se înregistreze în sala de așteptare foarte aglomerată a personalului. "Orientarea a fost ajutată și de afișe, pliante cu tăvițe, animații la televizor și un ghid tipărit. Pe parcursul celor 3 luni de schimbare, buletinul săptămânal prin e-mail și aplicația au fost disponibile în paralel. Am promovat platforma în ultimele numere ale buletinului informativ, oferind informații detaliate despre noua platformă." De asemenea, echipa de dezvoltare Blue Colibri a ajutat foarte mult la pregătiri.

Odată ce începe, totul se schimbă

Cea mai rapidă schimbare pozitivă pe care au observat-o datorită noului sistem este în ceea ce privește fluxul de informații. De exemplu, în timpul închiderii hotelurilor din cauza epidemiei de coronavirus, a fost mai ușor să păstrăm legătura cu colegii și să îi informăm imediat, dar noua platformă a creat și un spațiu de socializare atunci când aceștia nu se puteau întâlni personal. "Funcția "Comunități" din aplicație ne permite să organizăm colegii într-o comunitate mare: procesul este departe de a se încheia, dar persoanele care lucrează în hoteluri individuale sau la sediul central pot afla acum cu ușurință ce se întâmplă în alte locații ale companiei. În calitate de utilizator, toți colegii pot accesa platforma și tot mai mulți o folosesc în mod activ. Există utilizatori entuziaști atât în rândul persoanelor în vârstă, cât și al tinerilor, care uneori se tem de soluțiile tehnice", a declarat Judit Gál, care a adăugat că, pe lângă găsirea de informații și citirea de știri, colegii folosesc platforma pentru comunicare, pentru a descărca statele de plată lunare și, de asemenea, sunt bucuroși să participe la jocurile și concursurile promovate în aplicație. Un progres major în utilizare a fost funcția de notificare, care informează personalul în timp real cu privire la schimbările care îl afectează. De fapt, anul acesta, în aplicație au fost puse la dispoziție certificate fiscale pentru declarațiile de TVA.

Motivația și dincolo de ea

Atunci când vorbim despre viața comunitară într-o companie, este inevitabil ca scopul de a agita atmosfera să fie inutil dacă colegii rămân pasivi, dacă echipa nu se mișcă sau nu se mișcă. Judit Gál a subliniat că se văd deja rezultate pozitive în acest sens, deoarece, prin intermediul canalului digital Danubius, comunitatea online a managerilor devine mai ușor de informat, implicat și mobilizat (de exemplu, feedback prin chestionare, prezentări personale, mesaje de Crăciun).

Un nou impuls pentru integrare

Potrivit directorului de marketing și comunicare al Danubius Hotels, această nouă platformă de comunicare internă poate sprijini, de asemenea, dezvoltarea proceselor de pre- și onboarding. În prezent, toți noii intrați sunt prezentați și li se explică în detaliu cum să utilizeze aplicația în timpul zilelor de integrare. Noii participanți reprezintă deja o bază de utilizatori mai stabilă și pot recupera cu ușurință decalajul față de colegii care au aderat deja. Acest lucru are multe avantaje. Imaginea companiei se îmbunătățește pe termen lung, iar colegii devin mai implicați. Aceștia consideră că este important ca informațiile și comunicarea să fie prompte și corecte la noul lor loc de muncă și să le fie facilitată integrarea nu numai din punct de vedere profesional, ci și din punct de vedere social - atât în persoană, cât și online. Acest lucru îi ajută să dezvolte mai repede un sentiment de apartenență la echipă. 

Dar mai sunt încă multe planuri de făcut, deoarece există mult mai multe domenii în care beneficiile unei platforme digitale proprii pot fi folosite în mod eficient. Gândiți-vă doar la potențialul pe care îl oferă pre-boarding-ul și e-learning-ul", adaugă Judit Gál. "Am dori să acordăm aplicației un rol mai important în procesul de integrare, dar simțim deja că suntem pe drumul cel bun." 

Context [caseta]

Propriul sistem de comunicare internă al Danubius se bazează pe un software dezvoltat de compania ungară Blue Colibri. Înființată în 2019, compania căuta o soluție la problemele de resurse umane ale companiilor, cum ar fi modul de comunicare rapidă și eficientă cu personalul din afara birourilor și modul de a oferi o comunicare bidirecțională printr-o interfață dedicată pe care angajații o pot accesa de oriunde. În prezent, aplicația este disponibilă în 16 limbi, iar funcțiile sale au crescut constant (de exemplu, administrare, e-learning, pre- și onboarding, funcții sociale etc.). Până în 2022, aproape 70.000 de angajați din zeci de companii - de la producție la sănătate, ospitalitate, construcții și industria auto - vor folosi aplicația în viața de zi cu zi.

Интересувате ли се от нашия продукт? Резервирайте демо!