Erfolgsmessung in der Praxis

Unsachgemäß durchgeführte Leistungsbeurteilungen bedeuten für die Organisation nur einen administrativen Mehraufwand und liefern keine wertvollen Informationen. Ein gut durchdachtes Leistungsbeurteilungssystem kann jedoch sowohl die organisatorischen als auch die individuellen Ziele wirksam unterstützen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die theoretischen Grundlagen der Leistungsbeurteilung und die wichtigsten Schritte bei ihrer praktischen Anwendung.

Was ist eine Leistungsbeurteilung?

Bei der Leistungsbeurteilung beurteilt und bewertet der Vorgesetzte die Leistung des Mitarbeiters. Für die Leistungsbeurteilung werden vordefinierte Leistungsstandards verwendet, die dem Mitarbeiter klar mitgeteilt werden. Ein gut durchdachtes Leistungsbeurteilungssystem verfügt über genau definierte, objektive und quantifizierbare Leistungsindikatoren. Dies hilft, die Subjektivität des Managers und eine mögliche Voreingenommenheit bei der Bewertung auszuschließen.

Laut einer in der Zeitschrift Enterprise Development in the 21st Century veröffentlichten Studie:

"Leistungsmessung (...) ist ein Prozess, der die Zukunft eines Unternehmens maßgeblich verändern kann, indem die Organisationskultur durch strategische Führung kontinuierlich gestaltet wird. Um erfolgreich zu sein, müssen die Manager die Herausforderungen der Produktionsprozesse berücksichtigen und die richtige Mitarbeitergemeinschaft sicherstellen."

Vorteile des Benchmarking-Systems

Nicht nur das Unternehmen, sondern auch der Einzelne kann vom Einsatz eines Leistungsbewertungssystems profitieren. Die wichtigsten Vorteile der Leistungsmessung und -bewertung werden im Folgenden hervorgehoben.

  • Der Mitarbeiter erhält Informationen über seine eigene Arbeitsleistung.
  • Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, Faktoren, die die Arbeitsleistung beeinflussen, durch Feedback an den Vorgesetzten zu überprüfen.
  • Anerkennung von Leistungen, die unter den zuvor festgelegten Leistungsstandards liegen und Korrektur von Fehlern.
  • Anerkennung von Arbeitsleistungen, die die Erwartungen erfüllen oder übertreffen. Steigerung der Mitarbeitermotivation
  • Entwicklung der tatsächlichen Leistung basierenden Zahlungsstrategie.
  • Unterstützung von Personalentscheidungen, z. B. am Ende einer Probezeit, bei Entlassungen oder Beförderungen, um die Leistung von Mitarbeitern objektiv zu bewerten.
  • Optimieren Sie Stellenbeschreibungen auf der Grundlage der Leistung der Mitarbeiter.
  • Entwickeln Sie eine Schulungsstrategie, die auf den Kompetenzen und der Leistung der Mitarbeiter basiert.

Erfolgsmessung in der Praxis

  1. Vorbereitung

Vor der Leistungsbeurteilung ist eine gründliche Vorbereitung wichtig. Eine genaue und kontinuierliche Messung der Leistung des Mitarbeiters während des Beurteilungszeitraums ist der Schlüssel, um am Ende des Gesprächs ein wahrheitsgetreues Bild zu erhalten. Zu diesem Zweck kann zum Beispiel jede relevante Kennzahl verwendet werden, die das Arbeitsergebnis zeigt:

  • Verkaufszahlen
  • Kundenzufriedenheit
  • Anzahl der E-Mail-Abonnenten
  • Anzahl der Seitenaufrufe
  • Stornierte Aufträge
  • Verringerung der Anzahl von Kundenbeschwerden

Außerdem ist es wichtig, dass die Mitarbeiter zwischen den Leistungsbeurteilungsgesprächen ein Feedback von der Führungskraft erhalten. Vor dem Gespräch führt der Beurteiler eine Datenanalyse durch. Er kann dann beispielsweise die Indikatoren für den Zeitraum mit verschiedenen Referenzpunkten vergleichen:

  • Die bisherige Leistung des zu beurteilenden.
  • Die durchschnittliche Leistung der Gruppe.
  • Die durchschnittliche Leistung des Unternehmens.

Um die Unterschiede zwischen den einzelnen Personen zu bewerten, müssen die individuellen Unterschiede berücksichtigt werden. Dazu können Berufserfahrung, Vorbildung oder Alter gehören.

2. Diskussion zur Leistungsbewertung

Nach den Vorbereitungen findet das Leistungsbeurteilungsgespräch statt. Das Gespräch findet in der Regel unter vier Augen zwischen dem Beurteilten und dem Beurteiler statt. Das Gespräch kann in die folgenden Einheiten unterteilt werden:

  • Einführung, Schaffung einer entspannten Atmosphäre.
  • Zusammenfassung der Aufgaben im Zeitraum des Tätigkeitsberichts.
  • Darstellung und Bewertung der Leistung anhand der festgelegten Indikatoren.
  • Feedback zu den Ergebnissen.

3. Zielvorgaben und Abschluss

Am Ende des Gesprächs werden die Ziele für den nächsten Zeitraum festgelegt. Die Festlegung künftiger Ziele ist ein wesentlicher Bestandteil der Leistungsbeurteilung. Es wird empfohlen, SMART-Ziele zu setzen, die zur Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter beitragen können. SMART-Ziele weisen die folgenden Merkmale auf:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Erreichbar
  • Relevant
  • Zeitbasiert

Häufig gestellte Fragen zur Leistungsbeurteilung

Wie oft sollten Leistungsbeurteilungen durchgeführt werden?

Unter den Personalexperten herrscht keine Einigkeit über die Häufigkeit der Leistungsbeurteilung. Während einige Personalexperten jährliche Leistungsbeurteilungen für angemessen halten, empfehlen andere eine halbjährliche oder vierteljährliche Leistungsbeurteilung. 

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung die besonderen Merkmale des Unternehmens. In einem Unternehmen, in dem es schwieriger ist, die Leistung der Mitarbeiter anhand von Teilergebnissen zu beurteilen, ist es sinnvoll, jährliche Gespräche zu führen. In Unternehmen, in denen die Leistung der Mitarbeiter in kleineren Zeitabständen überprüft werden kann, kann es jedoch besser sein, regelmäßige Beurteilungen und Bewertungen durchzuführen.

Welche Software sollten Sie für das Benchmarking verwenden?

Auf dem Markt gibt es eine breite Palette von HR-Software, die Sie bei der Leistungsmessung und -bewertung unterstützen kann. Diese Programme können zur Überwachung von Arbeitsprozessen sowie zur Durchführung quantitativer und qualitativer Messungen mittels Fragebögen verwendet werden.

Eine gute Wahl ist die  Blue Colibri App, die eine einfache, schnelle und unmittelbare Kommunikation im gesamten Unternehmen ermöglicht. Die Mitarbeiter können sogar über ihre eigenen Geräte kommunizieren. Es ist ein effektiver Weg, um Kollegen ohne Firmen-E-Mail-Adresse und/oder Computer zu erreichen. Die Blue Colibri App ist viel mehr als eine einfache interne Kommunikationsplattform. Sie ermöglicht den Austausch von Unternehmensnachrichten, das Versenden von Prioritätserinnerungen, die Organisation von Unternehmensveranstaltungen, die Erstellung einer Dokumentendatenbank und einer Bildergalerie sowie das Ausfüllen von Tests und Fragebögen. Die Anwendung kann Ihnen helfen, Leistungsbeurteilungen zeitsparend und effektiv durchzuführen.

Welche Fragen sollten in einer Leistungsbeurteilungsbesprechung gestellt werden?

Ein gut durchdachtes Leistungsbeurteilungssystem ermöglicht eine Kommunikation in beide Richtungen. So informiert nicht nur der Beurteilende den Mitarbeiter über seine Leistung, sondern der Mitarbeiter hat auch die Möglichkeit, Feedback zu geben. Indem Sie Fragen stellen, können Sie nicht nur Informationen erhalten, sondern auch implizit das Gespräch lenken und dem Mitarbeiter helfen, die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen. Diese Technik wird auch als sokratische Methode bezeichnet. Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, ein Leistungsbeurteilungsgespräch zu führen:

  • Wie beurteilen Sie die Managementmethoden?
  • Wie würden Sie Ihren Führungsstil ändern?
  • Gibt es Herausforderungen bei der Arbeit, zu deren Lösung Sie externe Hilfe benötigen?
  • Gibt es Fähigkeiten oder Kenntnisse, die Sie entwickeln müssen, um Ihre Arbeitsaufgaben zu erfüllen?
  • Was hat zu Ihrem Leistungsabfall geführt?
  • Was sind die möglichen Gründe für den Leistungsrückgang?
  • Wie erklären Sie sich Ihren Leistungsanstieg?
  • Was könnte zu Ihrer Leistungssteigerung geführt haben?
  • Wie würden Sie Ihre eigene Leistung während des Berichtszeitraums bewerten?
  • Welche Kriterien sollten Sie zur Bewertung Ihrer Arbeitsleistung heranziehen?