Hogyan fejlesszünk e-learning és digitális onboarding folyamatokat?

Az egyre elterjedtebbé váló hibrid - vagy épp teljes mértékben távolról történő - munkavégzési formák miatt mára már vitathatatlan a digitalizáció fontossága, és nem kérdés, mennyire szükségessé vált a különböző képzések és onboarding folyamatok digitális platformra történő átültetése, fejlesztése. Mindehhez számos rendszer áll a rendelkezésünkre, azonban továbbra is hatalmas kihívást jelent, hogy mindezt a legmegfelelőbb tanulásmódszertanok mentén, minél fogyaszthatóbb formában, a szervezeti kultúrának legmegfelelőbb módon tegyük. A témát webinárunkon szakértő vendégeink segítségével jártuk körül, az onboarding és oktatási folyamatok jelentőségétől azok fejlesztéséig.

Miért érdemes fokozott figyelmet fordítani az onboardingra?

Csikós-Nagy Katalin, a HR-Evolution Kft. tulajdonosa és fluktuációkezelő szakértője évek óta végez fluktuáció felméréseket és kutatásokat, mind menedzsmenti, mind munkavállalói oldalról. Ezek elemzésekor számos olyan adatra bukkantak, amikből izgalmas következtetések vonhatóak le az onboarding folyamatok szerepére vonatkozóan. A kutatásokból többek között kiderült, hogy:

  • a munkáltatók szerint az új kollégák átlagosan 21-24%-a a próbaidő alatt megy el,
  • az új belépők 48%-a 45 napon belül dönt a maradásról,
  • míg az új munkavállalók 25%-át az első 5 munkanapon éri olyan, az emberségességgel kapcsolatos negatív élmény, ami miatt a távozás mellett dönthetnek.
“Amikor a munkavállalókat arról kérdeztük, hogy miért mennek el, a harmadik ok - mind férfiak, mind nők körében - az embertelen bánásmód, a 11. ok pedig a rossz betanítás és beillesztés volt.”

Érdekes módon a másik oldalról vizsgálva ugyanerre a kérdésre a munkáltatók szintén említették a rossz betanulást - ők a 6. helyen -, az emberséges bánásmód azonban nem jelent meg válaszaikban. “Érdemes figyelni arra, hogy az első időszakban milyen a betanítás, és nemcsak a szakmai, hanem az emberi kapcsolatok és az emberségesség szempontjából is” - összegezte Kati a felmérések tanulságát.

Fogarasy Balázs, a 180 országban jelen lévő British American Tobacco Global Employer Brand Leadje szintén a munkavállalókat érő konzisztens élmények fontosságát hangsúlyozta. 

“Muszáj rendszerben dolgozni és funnelben gondolkodni, és az onboardingot nem teljesen külön silóként kezelni.”

“Bármilyen jól csinálunk employer brandinget, ha bejön a jelölt és az első nap, ötödik nap olyan dologgal találkozik, ami nem koherens azzal, amit kommunikáltunk kifelé, akkor megette a fene az egészet, nem fog maradni hosszú távon” - magyarázta Balázs.  

Saját tapasztalataink szerint 2021 közepétől egyre több cégnél jelent meg az igény, hogy már egy pre-boarding szakaszban is működjön a digitalizáció. Ez az a szakasz, amikor az ember már elfogadta az ajánlatot, de tele van bizonytalansággal: hova megyek, hogy jutok oda, hol tudok parkolni, mi a dresscode, hol tudok ebédelni, hogyan fognak fogadni? Ha ezeket az információkat (esetleg egy munkavédelmi és tűzvédelmi oktatással egybekötve) előre, digitálisan biztosítani tudjuk, máris nagyban hozzájárulhatunk az új belépők pozitív első benyomásához és elköteleződéséhez. 

Onboarding folyamatok a Covid árnyékában

Az onboarding folyamatok digitalizációja kapcsán nem mehetünk el szó nélkül a koronavírus hatása mellett. Ahogy azt Kati is megerősítette, a járvány kirobbanásakor a szellemi munkakörök esetében sokan azonnal áttették az online térbe a beillesztés folyamatát, fizikai munkavállalók számára azonban ezt nem lehetett rögtön megtenni. 2021-ben ugrásszerűen nőtt meg az elvándorlás, ezáltal az új belépőknek is sokkal nagyobb létszámban kellett beilleszkedniük, így nagyon nehézzé vált az első fázisban elkötelezni az új kollégát. Ha pedig nincs idő és kapacitás az új kolléga pozitív fogadtatására, azzal a gyors távozásukat kockáztatjuk. 

“Ha a HR digitalizációjának irányába elindulnának a vállalatok, akkor több idő és energia maradna a HR-eseknek is”- jelentette ki Kati, egyetértve azzal, hogy egy hatékony, digitális pre-boarding szakasz és a digitalizált oktatás rengeteg erőforrást szabadít fel, ami így a pozitív munkavállalói élményre fordítható. 

“Ezeket mind meg lehet tenni, és nem a HR-t terhelni vagy a tűz- és munkavédelmi oktatót minden héten háromszor terhelni, hanem megcsinálni egyszer profin, és digitalizálva közzétenni.” 

A British American Tobaccót épp a digitalizált funnel folyamatok globális felépítése közben érte a járvány. Fogarasy Balázs elmesélte, hogy a vállalat szinte minden országban rögtön felismerte a gyorsan, online átadható, egyszerűsített információk fontosságát, amit applikációk és sharepoint oldal létrehozásával oldottak meg. Ezeket a munkavállalók nagyon gyorsan, saját mobilról el tudtak érni, céges account nélkül is.

Hogyan érdemes kiszolgálni a munkavállalók egyéni tanulási preferenciáit?

“A digitális világ kinyitotta a lehetőséghalmazt, nagyon sokféle kombinációban lehet a digitális e-learninget és a személyes képzéseket kombinálni, és szerintem pont ez a sokféleség, sokszínűség az, ami gazdagítja a képzési palettát” - fogalmazott Koltai Vera, aki az IFUA Horváth & Partners Kft. szakértőjeként (Head of Organization & Operations Competence Center) csatlakozott a webinárhoz. 

“Szerintem most kezdünk oda eljutni, hogy tényleg kell-e 1500 oldalas anyagokat oktatni, vagy annak csak egy bizonyos része az, amit szeretnénk, ha elsajátítanának - ezt pont a digitális világ teszi lehetővé.” 

Fekete Balázs, az ALTEO Energiaszolgáltató Nyrt. HR vezetője úgy tapasztalta, hogy a fizikai és szellemi kollégák képzése már azok jellegében is eltérő. A fizikai munkát végző kollégák esetében a szakmai továbbképzéseken és munkavédelmi képzéseken van a hangsúly, ahol az alapvető, repetitív anyagokat remekül lehet digitalizálni. A központi kollégák pedig űrlapot benyújtva jelezhetik, milyen típusú képzésekre szeretnének jelentkezni, így a vezetés konkrétabban átláthatja az igényeket, és hatékonyabb képzési terv állítható össze.

Balázs meglátása szerint az anyagiakon túl a munkavállalók távozásának okai között a fejlődési lehetőség hiánya is vaskosan, nagyon sok területen megjelenik. Igaz ez a fizikai kollégákra is, akik szeretnének szakértővé válni a saját területükön, a megfelelő képzések és tapasztalatok után pedig akár mentorokká is válhatnának. “Ezt nem kihasználni egy kihagyott motivációs ziccer lenne”- jegyezte meg Balázs.

Mérhető, ellenőrizhető folyamatok

“Iszonyatosan nagy lehetőség az e-learning és a digitalizáció kapcsán, hogy szinte minden mérhetővé válik” - hangsúlyozta Vera. Elmondása szerint üzleti szempontból, a költségek és a képzés hatékonysága kapcsán is egyre többen érdeklődnek a mérhető folyamatok iránt, amire az e-learning és a digitalizáció kínál megoldást. Érthető, hiszen a képzési büdzsék felhasználása mindig nagy kérdőjel volt. 

“Az e-learning kapcsán a kezdeti kompetencia állapotot is jól fel tudjuk mérni [...]. Egyre többen kíváncsiak arra, hogyan befolyásolják a képzések a hatékonyságot, van-e hatásuk.”

Új eszközöket, formátumok ötvözése “klasszikus” megoldásokkal

Vera tapasztalatai szerint az e-learning piac nagy robbanás előtt áll, ami a koronavírus után akár háromszorosára is nőhet. Véleménye szerint ennek azonban olyan irányba kell történnie, ami az információk online térben történő jól átgondolt, koherens átadását teszi lehetővé. 

“Személyes tanulás esetében ugyanis az oktató tudja, hogyan lehet az adott hallgatót motiválni, a tanulásra rávenni - a digitális megoldásoknak is ebben kell fejlődniük.”

Fogarasy Balázs egyetértett azzal, hogy néhány oktatóvideó megtekintése még nem jelent egyet az erős tudásszinttel. “Attól, hogy leülök megnézni egy Forma 1-es filmet a Netflixen, én még nem leszek autóversenyző” - magyarázta. Fontos tehát, hogy a munkáltatók ne csupán digitális oktatási anyagokat, hanem valódi, interaktív e-learning folyamatokat biztosítsanak. 

Az e-learning egészen komplex helyzetekben is a segítségünkre siethet. Szakértőink egyetértettek azzal is, hogy bizonyos nehezen betölthető, kihalófélben lévő pozíciók esetében nagyszerű megoldás, ha a sok éves tapasztalattal rendelkező munkavállalók digitális formában dokumentálják tudásukat, majd ezt tanulási lehetőségként prezentálják érdeklődő fiatalok számára.

Némi content marketing nézettel szintén friss, modern megoldásokat dolgozhatunk ki. Egy szakmai kompetencia, aki meghatározza az anyag legfontosabb pontjait, valamint egy kreatív szakember, aki tudja, hogyan lehet azokat vizuálisan megjeleníteni, közös munkával egy alapesetben egyórás munkavédelmi oktatási anyagból akár 7-8 perces, fogyaszthatóbb, szórakoztatóbb videót tud készíteni.

3 top tipp az onboarding folyamatok tervezéséhez

Csikós-Nagy Katalin tapasztalatai alapján a következőket javasolta az onboarding folyamatok hatékony megtervezéséhez:

  1. Vizsgáld meg honnan indultok, milyen erősségekre tudtok támaszkodni, és mi a célod a folyamat fejlesztésével! Ebben nagyon fontos a mérhetőség: ha a mérési pontok digitalizálva vannak, akkor a HR-nek sokkal több ideje marad a valós emberi kapcsolatokra.
  2. Kommunikálj! Az információk minél több csatornán, minél többször hangozzanak el - ebben rengeteget segíthet egy applikáció.
  3. Gondolj az élményszerűségre és kérj visszajelzést: minden egyes fázisban kérdezd meg, hogy lehetséges-e az előbbieket esetleg másképp, más módon átadni!

Next stop: HR marketing és kommunikáció a vállalati kultúra építésének szolgálatában

Reméljük, hogy ti is sok hasznos információt kaptatok vendégeinktől az e-learning és a digitális onboarding folyamatok fejlesztéséről! 

Természetesen nem állunk meg: szeretettel várunk április 6-án 14:00 - 15:00 között a következő webináriumunkon, ahol a HR és a marketing határvonalait és együttműködését térképezzük fel vendégeinkkel a HR kommunikációban és a vállalati kultúra építésében - regisztrálj te is!

Töltsd le pre- és onboarding checklistünket most!