HR rendszerek fogalma, előnyei és használata

Mik pontosan a HR rendszerek és melyek előnyei? Miért használnak HR-informatikai rendszereket a világ legsikeresebb cégei? A vállalati működés, mely aspektusait könnyítheti meg egy innovatív HR szoftver? Ehhez hasonló kérdések HR vezetők sokaságában fogalmazódik meg az emberi erőforrás rendszerek digitalizálásának lehetőségei kapcsán. Cikkünkben megismerheted a HR rendszerek fogalmát, alkalmazási területeit és előnyeit!

HR rendszerek fogalma

Az információ-technológia fejlődésével a szervezeti működés egyre több területén jelennek meg digitális támogató rendszerek. A modern vállalatok működését számos szoftver teszi hatékonyabbá és könnyebbé. Ilyen lehet egy projektmenedzsment rendszer, email kliens vagy CRM program. De mit jelent pontosan a HR rendszer? Mutatjuk!

A HR rendszerek fogalma: A HR rendszerek olyan szoftverek, amelyek az emberi erőforrás menedzsment tevékenységet támogatják. Segítségükkel csökkenthető a papírmunka, automatizálható sok adminisztrációs feladat és hatékonyabbá tehető a vezetői munka. Egy komplex HR rendszer segítséget nyújthat az alábbi feladatokban:

  • Beosztás-tervezés
  • Bérszámfejtés
  • CRM (customer relationship management, partnerkezelés)
  • Cafeteria dokumentálása és menedzselése
  • Dolgozói visszajelzés
  • E-learning tanfolyam szervezése
  • Fájlmenedzsment
  • HR kutatások és felmérések
  • Jelentés készítés
  • Motivációs rendszer
  • Munkaidő nyilvántartás
  • Munkaidő és szabadság
  • Nyilatkoztatás
  • Projektmenedzsment
  • Személyügyi nyilvántartás
  • Teljesítményértékelés
  • Toborzás és kiválasztás
  • Vállalati kommunikáció

HR-informatikai rendszerek előnyei

1. Egyszerűbb HR adminisztráció

Eleged van a papír hegyekből? Szeretnél megszabadulni a végtelen aktasoroktól? A HR rendszerek támogatásával az adminisztrációs folyamatok jelentős része digitalizálható. Így a dokumentumok nem csupán rendezettebbek, de az adatok kereshetősége is gyorsabb és pontosabb. Bizonyos HR adminisztrációs feladatok akár automatizálhatóak is, amely jelentős időmegtakarítással jár.

2. E-learning tanfolyamok automatizálása

Az e-learning tanfolyam innovatív oktatási módszer, amely megkönnyíti a dolgozók továbbképzését. Számos hazai és nemzetközi vállalat használt e-learning tanfolyamokat sikerrel. A digitális oktatás népszerűsége nem véletlen. A képzések költséghatékonysága, helyfüggetlensége, sztenderdizált számonkérhetősége és könnyű megismételhetősége fontos előnyt jelent. A komplex HR rendszerek segítségével könnyedén szervezhetőek e-learning tanfolyamok a dolgozók számára.

3. Gyors és részletgazdag jelentéskészítés

Sok időt vesz igénybe a HR kontrolling? A vezetői jelentések készítése sok nehézséggel járó feladat? A HR rendszerekkel KPI mutatókat vagy részletes jelentéseket generálhat percek alatt. A riportok segíthetnek az adat alapú vezetői döntéshozásban és fokozhatják a produktivitást.

4. Onboarding folyamat elősegítése

Az onboarding az új munkavállalók szervezetbe történő integrálási folyamata. Kiemelten fontos az onboarding folyamat menedzselése a munkavállaló és a munkaadó részére is. A megfelelő onboarding segítheti a szervezeti kultúra, munkafeladatok, munkatársak és elvárások megismerésében. A HR rendszerekkel akár automatizálható az onboarding folyamat egésze.

5. Teljesítményértékelés digitalizálása

A teljesítményértékelés alkalmával a vezető felméri és értékeli a munkavállaló teljesítményét. A teljesítményértékelés során kritikusan fontos kizárni a szubjektivitást. Ehhez nyújthat segítséget egy HR-rendszer. Az előre meghatározott, objektív mutatókhoz értékes adatforrás lehet a HR program.

Gyakori kérdések és válaszok

Mi a HR rendszer fogalma?

A HR rendszer fogalma: az emberi erőforrás menedzsment tevékenységet támogató szoftver. Célja a HR munkafolyamatok hatékonyabbá tétele és automatizálása.

Milyen trendek jellemzik a HR rendszerek használatát hazánkban?

A Deloitte vállalat által publikált “HR digitalizációs trendek​ és​ irányok” című tanulmányában az alábbi trendről írnak:

“Az elmúlt évtizedekben a HR terület is jelentős digitális fejlődésen ment keresztül. A papíralapú, rengeteg manualitást igénylő adminisztrációtól az excel adatbázisokon, majd on-premise, telepített HR IT rendszereken át eljutottunk a felhő alapú megoldásokig. Ezek a teljes szervezetre vetített, valós idejű adatok alapján készült, egyre inkább prediktív analitikák mentén nagyobb kontrollt adnak a vezetőség kezébe, tehát nem csak a múltbéli, vagy jelenlegi adatokat képesek elemezni, hanem jövőbeli trendeket is felvázolnak.”

Forrás: https://www2.deloitte.com/hu/hu/pages/emberi-eroforras/articles/hr-digitalizacios-trendek-es-iranyok.html

A nemzetközi gyakorlathoz hasonlóan a hazai kis- és középvállalkozások szervezeti működésében is egyre fontosabb a digitális megoldások alkalmazása. Így a papír alapú HR működést fokozatosan felváltja a digitális HR szoftverek használata.

Melyek a legnépszerűbb HR rendszerek Magyarországon? Melyek a legfontosabb HR rendszerek?

HR rendszerek bevezetése előtt sok emberi erőforrás vezetőben felmerülnek az alábbi kérdések:

  • Melyek a legnépszerűbb HR rendszerek Magyarországon?
  • Melyek a legfontosabb HR rendszerek?
  • Milyen HR szoftvereket használ a konkurens cég?

Bár a piaci trendek vizsgálata és a ​​konkurencia elemzés hasznos információkkal szolgálhat ahhoz, hogy a vállalatunk igényeinek megfelelő HR rendszereket kiválasszuk, mégis az egyedi szervezeti adottságokra érdemes fókuszálni. Az alábbi kérdések megválaszolása segíthet a HR programok értékelésében:

  • Mely HR munkafolyamatok támogatása fontos a vállalat számára?
  • Milyen eszközökről tervezik használni a HR rendszert?
  • Milyen informatikai ismeretekkel rendelkeznek a HR munkatársak? 
  • Mennyire intuitív a program használata?
  • Milyen költségekkel jár a program bevezetése és használata?
  • Milyen operációs rendszerű eszközökön dolgoznak a HR munkatársak?
  • Fontos, hogy a HR rendszerben tárolt adatokról készüljön biztonsági másolat?
  • Fontos, hogy a HR szoftver kompatibilis legyen más programokkal?

Blue Colibri: a multifunkcionális vállalati irányítási és HR platform

A Blue Colibri segíti dolgozóidat a szükséges információk megszerzésében és olyan különféle digitális HR eszközöket biztosít, melyek már az onboardingtól kezdve egészen a mindennapi ügyintézésig megkönnyítik életüket. Így ők arra koncentrálhatnak, amihez a legjobban értenek, az értékteremtésre. Formálj igazi közösséget és teremts kapcsolatot az összes munkavállalóval.

A munkaerő elköteleződés alapja a hatékony és átlátható kommunikáció. A Blue Colibri App segítségével célzott és mérhető elérési hatékonysággal rendelkező belső üzeneteket küldhetsz, fontos bejelentéseket tehetsz közzé és követheted nyomon ezek célbaérését, valamint megteremtheted a kollégák közötti lényegi kapcsolatok kialakulásának platformját. A vállalati folyamatok kialakításában kulcsfontosságú annak megértése, hogy az alkalmazottak miként lépnek kapcsolatba az őket célzó tartalomm

Kérj ingyenes Blue Colibri App demót!