Jak poprawić komunikację w firmie? Od czego zacząć?

Pierwszy krok został już wykonany – dostrzegłeś, że istnieje jeszcze sporo przestrzeni do poprawienia komunikacji w Twoim przedsiębiorstwie i rozumiesz, że bez tego nie da się na dłuższą metę zbudować efektywnego, dobrze rozumiejącego się i lojalnego w stosunku do pracodawcy zespołu. Jak poprawić komunikację w firmie? Od czego wypada tutaj zacząć? Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka wskazówek.

Zdiagnozuj przyczynę problemów z komunikacją

Wielu przedsiębiorców dostrzegających, że komunikacja pomiędzy pracownikami a przełożonymi oraz wewnątrz zespołu nie jest taka, jak być powinna, próbuje ją usprawnić nie usuwając przyczyny tych problemów. Takie działanie jest z góry skazane na porażkę i po chwilowej poprawie w organizacji znów zacznie się gubienie dokumentów, ignorowanie poleceń, spychologia itd.

Dlatego punktem wyjścia zawsze jest ustalenie źródła problemu. Najczęstszymi przyczynami nieefektywnej komunikacji są:

• chaos decyzyjny – przełożeni przekazują wykluczające się komunikaty swoim podwładnym, przez co pracownicy często działają po omacku i boją się popełniać błędy;
• brak jasno określonej hierarchii – jeśli w firmie nie ma jasnego podziału stanowisk i pracami zespołu kieruje kilka osób (nie wiadomo, która z nich ma decydujący głos), to organizacja zawsze będzie pracować, jak na zaciągniętym hamulcu ręcznym;
• brak kultury wymiany informacji pomiędzy działami – jeśli poszczególne działy ze sobą rywalizują, zamiast współpracować (co wynika np. ze specyficznych zasad przyznawania premii), to o żadnej wymianie informacji nie może być mowy;
• brak podstawowych narzędzi – to obecnie najważniejsza przyczyna zaburzonej komunikacji w zespołach pracujących zdalnie oraz w firmach, które zatrudniają pracowników terenowych (niewykonujących swoich obowiązków w biurze);

Dobrze się zastanów, co może być przyczyną tych problemów w Twojej firmie i dopiero po ich zdiagnozowaniu odpowiednio zareaguj.

Zainwestuj w narzędzie do usprawnienia komunikacji w firmie

Większość typowych przyczyn chaosu komunikacyjnego w organizacji można wyeliminować praktycznie od ręki. Wystarczy tylko sięgnąć po dostępne narzędzia, których celem jest usprawnienie komunikacji w przedsiębiorstwie zgodnie z oczekiwaniami zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej.

Przykładem takiego narzędzia jest Blue Colibri App – pierwsza na polskim rynku aplikacja dedykowana biznesowi, która łączy w sobie zalety intranetu, maila oraz platform komunikacyjnych online.

Aplikacja przede wszystkim zapewnia swobodny przepływ informacji wewnątrz firmy. Umożliwia udostępnianie ważnych wiadomości prosto na telefon, dzięki czemu nie ma ryzyka, że pracownik czegoś nie usłyszy, coś źle zrozumie etc.

Z poziomu aplikacji można m.in. tworzyć grupy do omawiania szczegółów projektu przez zaangażowane w niego osoby (w formie chatów), udostępniać firmowe dokumenty, uzyskać dostęp do wszelkich danych kontaktowych, przekazać pracownikowi wytyczne do projektu czy pilną informację o jakiejś nagłej zmianie (powiadomienie z potwierdzeniem odebrania – to o wiele wygodniejsze i skuteczniejsze niż wykonanie telefonu) oraz tworzyć wydarzenia firmowe z ich automatycznym zapisywaniem w kalendarzu.

Zbieraj feedback od pracowników

Dbanie o poprawną komunikację w firmie nie kończy się w momencie wyeliminowania wcześniejszych problemów. Warto regularnie pytać pracowników o to, czy wdrożone rozwiązania im odpowiadają, czy i w jaki sposób zwiększyły ich efektywność, a także zbierać sugestie dotyczące dalszych usprawnień – można to robić również z poziomu Blue Colibri App (funkcja tworzenia ankiet).

Sama aplikacja jest wciąż rozwijana, a feedback od użytkowników może znacząco zwiększyć jej funkcjonalność i jeszcze lepiej dopasować do realnych potrzeb organizacji.

Poprawienie komunikacji w firmie nie musi być długotrwałym i kosztownym procesem. Warto sięgnąć po dostępne już narzędzia, które sprawdziły się w setkach innych organizacji i pozwoliły im wyeliminować typowe problemy z komunikacją.

Zostań na naszej stronie i sprawdź wszystkie kluczowe funkcje aplikacji Blue Colibri App, z której korzysta już ponad 40 tys. pracowników w Europie, w tym w Polsce. Poznaj również nasze inne narzędzia przydatne biznesowi, czyli Blue Colibri App E-learning oraz Blue Colibri App Internal Communication.

‍