W prywatnych zastosowaniach jest to jak najbardziej w porządku. Okazuje się jednak, że takie aplikacje są również masowo wykorzystywane przez firmy, a to już rodzi różnego rodzaju zagrożenia (nie wspominając o tym, że jest mało profesjonalne).
Komunikator wewnątrz firmy jest bardzo przydatnym rozwiązaniem, jednak jego wybór nie powinien być przypadkowy i nie należy tutaj zostawiać pracownikom wolnej ręki. Dlaczego? To wyjaśniamy już w naszym artykule.
Przede wszystkim do szybkiego przekazywania komunikatów najbardziej zainteresowanym osobom. Komunikatory świetnie sprawdzają się do błyskawicznej wymiany informacji – szczególnie wtedy, gdy nie mamy możliwości wykonania czy odebrania telefonu (np. będąc u klienta).
Ponieważ praktycznie każdy ma dziś smartfon i korzysta lub przynajmniej potrafi korzystać z popularnych komunikatorów internetowych, to warto sięgnąć po takie rozwiązanie w celu usprawnienia komunikacji wewnątrz firmy. Zwłaszcza, jeśli dziś nie wygląda to najlepiej, w komunikacji pojawił się chaos, przez co powtarzają się błędy w wykonywaniu poleceń służbowych, opóźnienia oraz pogorszyła się atmosfera w zespole.
Dla każdego pracodawcy czy managera jest zupełnie oczywiste, że bywają sytuacje, w których trzeba błyskawicznie przekazać konkretnemu pracownikowi czy zespołowi pracowników jakąś ważną wiadomość, na przykład dotyczącą zmiany sposobu realizacji zlecenia. Napisanie maila jest jakąś opcją, natomiast po pierwsze: nie daje pewności, że wszyscy otrzymają wiadomość w tym samym czasie, a po drugie: mail może po prostu zaginąć w natłoku innych wiadomości czy zostać przypadkowo usunięty.
Komunikator wewnątrz firmy wypada również o wiele korzystniej w porównaniu z przekazywaniem informacji podczas rozmowy telefonicznej. Nie dość, że eliminuje barierę, jaką jest brak możliwości odebrania telefonu przez pracownika, to jeszcze daje pewność, że pracownik zrozumie komunikat i nie zapomni o nim zaraz po zakończeniu rozmowy.
Komunikatory wewnętrzne szczególnie dobrze sprawdzają się w firmach, których pracownicy nie przebywają na co dzień w biurze, ale pracują w terenie – przykładem mogą być kierowcy zawodowi, handlowcy, doradcy, współpracujący specjaliści czy pracownicy fizyczni.
Jest to również znakomita metoda komunikowania się z zespołami rozproszonymi, które wspólnie pracują nad jakimś projektem, ale ich członkowie nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu (popularny dziś model pracy zdalnej).
Na pewno nie należy korzystać z prywatnych komunikatorów do celów służbowych. Chodzi tutaj przede wszystkim o kwestię bezpieczeństwa. Za pośrednictwem komunikatora udostępniane są często poufne dane, dlatego należy zadbać o to, aby dostęp do tego narzędzia miały wyłącznie osoby uprawnione.
Poza tym komunikator wewnątrz firmy musi być funkcjonalnie dopasowany do charakterystyki danego biznesu, czyli m.in. umożliwiać nawiązanie konwersacji z każdą osobą zatrudnioną w przedsiębiorstwie i znajdującą się w bazie kontaktów. Jej wyszukanie musi być proste, szybkie i intuicyjne, co nie byłoby możliwe przy użyciu komercyjnego komunikatora np. Messengera czy WhatsAppa – zwłaszcza, że przecież nie każdy korzysta z takich narzędzi.
Naszą propozycją jest Blue Colibri App, czyli aplikacja wyposażona w funkcję wewnętrznego komunikatora.
Blue Colibri App to aplikacja dla pracowników, która jest kompleksowym narzędziem pozwalającym usprawnić komunikację wewnątrz firmy. Stworzyliśmy ją w oparciu o nasze wieloletnie doświadczenia HR, a także bazując na historiach przedsiębiorców, którzy mieli poważne problemy z utrzymaniem skutecznej komunikacji w organizacji.
Aplikacja korporacyjna Blue Colibri App oferuje szereg przydatnych funkcjonalności. Jedną z nich jest właśnie wewnętrzy komunikator (chat), który pozwala m.in. tworzyć grupy dyskusyjne czy robocze i tym samym usprawnić komunikację w firmie. Aplikacja może również pełnić funkcję wirtualnej bazy dokumentów, danych kontaktowych, wniosków, można ją wykorzystać w formie bardzo wygodnej aplikacji urlopowej czy aplikacji BHP.
Przeczytaj też inny artykuł na naszym blogu, w którym wyjaśniamy praktyczne zastosowanie Blue Colibri App jako aplikacji do poprawy komunikacji wewnątrz firmy.