La digitalizzazione della comunicazione interna sta bussando anche alla porta del settore alberghiero

Crescere, sviluppare, digitalizzare, raggiungere e formare i dipendenti all’interno di una vera comunità – obiettivi noti che qualsiasi azienda vorrebbe raggiungere. Oltre alle chiusure e alle sfide economiche, la pandemia ha sollecitato ancora di più le aziende in merito all'urgenza dello sviluppo della comunicazione interna. Non lo si può più rimandare. Entro il 2020, si deve superare l’uso della comunicazione interna semplicemente come circolari o numerosi meeting informativi.

Vale anche per il settore alberghiero il fatto che cambiamenti significativi spesso si facciano attendere per motivi piuttosto banali. Siamo travolti dagli impegni quotidiani, temiamo che i colleghi si spaventino del cambiamento come se tutta l’azienda dovesse fermarsi per una trasformazione del genere. Judit Gál, la direttrice marketing e comunicazione del Danubius Hotels ha condiviso la sua esperienza per rassicurarci sul fatto che, al giorno d’oggi, non è più così.  

La sfida: più luoghi, tante persone

Danubius Zrt. è presente in Ungheria con 16 alberghi – attraverso l’utilizzo di 4 diversi brand – e con una sede centrale e uffici con più di 1600 dipendenti. La maggior parte di loro lavora nella gestione degli alberghi. Raggiungerli era difficile perché l’e-mail aziendale è utilizzata solo dagli impiegati, la cui percentuale è molto bassa rispetto al totale. Quindi, non è difficile immaginare quanti e quali cambiamenti significativi possa comportare una piattaforma interna che permetta di raggiungere i dipendenti anche sul loro cellulare con una applicazione (per questo Danubius Hotels ha scelto Blue Colibri, sviluppato in Ungheria nell’autunno del 2019). Lo scopo non era soltanto di poter informare i dipendenti più velocemente e in modo efficace, o migliorare il flusso di informazioni e notizie. Judit Gál ha precisato come l’obiettivo principale fosse quello di creare comunità all’interno dell’azienda. Ed è stata sviluppata anche una comunità distinta per i 150 leader che sebbene siano distanti geograficamente sono chiamati ad affrontare sfide simili nella vita quotidiana. Attraverso la digitalizzazione è stata creata una piattaforma comune anche per dirigenti/direttori. Sulla piattaforma sono state implementate attività per conoscersi meglio, ed è previsto un flusso di informazioni preliminari tra i leader. 

Non temete di introdurlo, sarà piacevole 

Non è facile trasformare la comunicazione interna di un’azienda già radicata per tanti anni, spesso per decenni. Il passaggio non avviene per incanto.  Inoltre, anche con un’accurata preparazione e pianificazione, è possibile avere successo solo se anche i dipendenti si interfacciano facilmente con la nuova piattaforma, la usano volentieri e ne percepiscono i vantaggi. Non è un segreto: in questo ambito l’aspetto più importante è il principio di gradualità.

Judit Gál ha dichiarato di aver pianificato l’inizio della transizione in corrispondenza di uno degli eventi aziendali più importanti dell’anno, le giornate sportive d’autunno. “Abbiamo dedicato un apposito stand per l’applicazione. Qui, i colleghi avevano la possibilità di conoscere meglio la piattaforma in modo giocoso ed erano aiutati da noi per la registrazione sul posto.” Dopo di che, hanno visitato in un roadshow tutti i loro alberghi, dove hanno fornito un aiuto per la registrazione all’interno della numerosa comunità dei dipendenti. “L’orientamento è stato supportato anche da poster, tovagliette per vassoi, animazioni in televisione e un piccolo manuale stampato. Nel periodo transitorio di tre mesi è stata resa disponibile in parallelo sia la circolare settimanale (e-mail) che l’applicazione. Negli ultimi numeri della circolare abbiamo poi promosso la piattaforma ed abbiamo condiviso delle informazioni più dettagliate sulla nuova piattaforma.” Nella preparazione al passaggio ci ha aiutato molto anche il gruppo di sviluppo Blue Colibri. 

Una volta partito, tutto cambia

Grazie al nuovo sistema si è avvertito il cambiamento positivo di un flusso di informazioni più veloce. Per esempio, è stato più facile contattare i dipendenti e informarli velocemente durante le chiusure degli alberghi a causa del coronavirus, la nuova piattaforma, poi, ha anche creato uno spazio per socializzare quando non era possibile incontrarsi di persona. “Grazie alla funzione Comunità nell’app, siamo in grado di organizzare i colleghi in una grande comunità: Il processo non è ancora finito, ma i dipendenti che lavorano negli alberghi o sedi centrali già oggi possono sapere più facilmente quello che succede in altri sedi. Come utente, ogni collega può accedere alla piattaforma, e sempre più di loro la utilizzano attivamente. Sia tra i più anziani che tra i giovani che hanno timore delle soluzioni tecniche, si trovano utenti entusiasti” – ha detto Judit Gál, e ha aggiunto che i colleghi oltre che per poter avere le informazioni e leggere le notizie, usano la piattaforma anche per scaricare le buste paghe mensili e partecipano volentieri anche a giochi e quiz. La funzione “notifica” ha causato una svolta rilevante nell’utilizzo, i dipendenti possono essere informati in tempo reale dei cambiamenti che li riguardano. Inoltre, quest’anno,  la certificazione ai fini IRPEF è resa disponibile sull’app.

Tutto intorno alla motivazione

Quando si parla di vita in comune all’interno dell’azienda, inevitabilmente sorge la necessità di smuovere le acque quando i colleghi rimangono passivi e il gruppo non partecipa, non si attiva. Judit Gál ha accennato che si già vedono risultati positivi, perché attraverso il canale digitale di Danubius, la loro comunità online di leader può essere sempre più facilmente informata, coinvolta e attivata (ad esempio: feedback con questionario, presentazioni personali, messaggi di Natale tra di loro). 

Una nuova svolta per l’onboarding

Secondo la direttrice marketing e comunicazione, questa nuova piattaforma di comunicazione interna è capace di supportare anche lo sviluppo dei processi di pre- e onboarding. Oggi, durante le giornate di onboarding, tutti i nuovi membri saranno informati in dettaglio su come usare l’app. I nuovi ingressi rappresentano una base di utenti più stabile, e raggiungono più facilmente i colleghi precedentemente entrati in termini di informazioni. E questo ha tanti vantaggi. Il giudizio sull’azienda migliorerà nel lungo termine, e i colleghi diventeranno maggiormente fidelizzati. Capiranno che nel loro posto di lavoro le informazioni e le comunicazioni sono importanti per facilitare l’integrazione, non solo a livello professionale, ma anche a livello di comunità – sia in presenza che online. Così si crea un legame al gruppo più velocemente. 

Ma ci sono ancora tanti progetti, perché i vantaggi di una piattaforma digitale interna possono essere sfruttati in tanti modi. Si pensi solo alla possibilità di sfruttare le opportunità di preboarding ed e-learning – ha aggiunto Judit. “Vorremmo dare più spazio all’app nel processo onboarding, ma già ora si capisce che siamo sulla strada giusta.”

Background   

La base del sistema di comunicazione interna del Danubius è il software sviluppato da Blue Colibri. L’azienda fondata nel 2019 ha creato soluzioni per specifiche problematiche delle HR aziendali, come ad esempio, informare velocemente e con efficacia i lavoratori non dipendenti, oppure la possibilità di una comunicazione bidirezionale su una piattaforma propria accessibile da qualsiasi luogo. L’applicazione è disponibile in 16 lingue ormai, le sue funzioni sono cresciute continuamente (ad esempio: amministrazione, e-learning, pre- e onboarding, funzione di comunità ecc.). Entro il 2022, circa 70.000 dipendenti di dozzine di aziende utilizzeranno l’app quotidianamente – dalla produzione alla sanità, dalla ristorazione all’edilizia fino all’industria automobilistica.   

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