Narzędzia komunikacji wewnętrznej, które sprawdzą się także przy pracy zdalnej i terenowej

Mówimy tutaj o kluczowym aspekcie funkcjonowania każdego biznesu zatrudniającego pracowników. Standardowymi narzędziami komunikacji wewnętrznej są osobiste spotkania, narady oraz sieć intranet. Co jednak w sytuacji, gdy firma ma rozproszoną strukturę zatrudnienia, przeszła na model pracy zdalnej lub po prostu zatrudnia pracowników terenowych? Tutaj niezbędne będzie sięgnięcie po inne narzędzia komunikacyjne. Część z nich na pewno już wykorzystujesz w Twoim biznesie.

Telefon

Zacznijmy od podstawowego narzędzia komunikacji wewnętrznej, z którego korzystają wszystkie firmy. I nie ma w tym nic złego. Telefoniczne przekazywanie informacji pracownikom jest działaniem standardowym, dość skutecznym (w końcu kto nie odbierze telefonu od bezpośredniego przełożonego?), ale i niepozbawionym wad.

Najważniejsze problemy, jakich trzeba się spodziewać stawiając na ten kanał komunikacji z pracownikami, to:

• brak potwierdzenia przekazania wiadomości (pracownik może się wypierać, że otrzymał polecenie),
• ulotność informacji przekazanej ustnie,
• pracownik nie zawsze jest pod telefonem, a niektóre wiadomości muszą być przekazane natychmiast,
• nie zawsze jest możliwość odebrania telefonu (np. jest to źle widziane przy kliencie),
• jest to bardzo absorbująca forma kontaktu, telefon potrafi wybić z rytmu, a po zakończeniu rozmowy potrzebujemy średnio nawet kilkunastu minut, by ponownie osiągnąć poprzedni stan skupienia).

Maile

Ulubiona forma kontaktu millenialsów, którzy dziś są już w okolicach czterdziestki. Mail rzeczywiście jest wygodnym rozwiązaniem, mającym wiele zalet. Po pierwsze: nie jest to tak angażująca forma kontaktu, jak rozmowa telefoniczna. Po drugie: wiadomość można przeczytać wielokrotnie i dobrze ją zrozumieć. Po trzecie: można uzyskać potwierdzenie odbioru (a więc pracownik nie będzie się zasłaniać, że nie otrzymał polecenia).

Z drugiej jednak strony komunikacja mailowa staje się powoli archaiczna. W wielu firmach ujawniają się jej ewidentne wady, by wymienić tylko:

• wolne tempo komunikacji,
• wiadomości mogą trafiać do SPAM-u czy ginąć w gąszczu innych maili,
• napisanie maila, a także jego odczytanie czy tym bardziej pobranie załącznika, zabiera sporo czasu,
• w dobie nasilonej cyberprzestępczości komunikacja mailowa może być niebezpieczna i nie powinna być podstawą przekazywania np. poufnych informacji.

Komunikatory internetowe

Te z kolei są dziś preferowane przez pracowników z pokolenia Z, czyli osób, które praktycznie dorastały w Internecie i doskonale posługują się wszelkiego rodzaju komunikatorami. Jest to dla nich najwygodniejsza i najszybsza forma kontaktu, dlatego mnóstwo firm zatrudniających młodych ludzi wdraża takie narzędzia – nie zawsze jednak wybierając rozwiązania dedykowane biznesowi.

Komunikatory internetowe także nie są idealnymi narzędziami komunikacji wewnętrznej. Oto ich najważniejsze wady:

• nie nadają się do przekazywania rozbudowanych wiadomości,
• nie powinno się ich używać do udostępniania poufnych informacji (zwłaszcza mamy na myśli komunikatory komercyjne, typu Messenger),
• jest to mocno angażująca forma komunikacji.

Aplikacja dla pracowników

Przechodzimy do zdecydowanie najlepszego narzędzia komunikacji wewnętrznej. Dedykowana aplikacja, która łączy w sobie zalety maila, intranetu, telefonu oraz komunikatora internetowego, może w zasadzie od ręki rozwiązać wszelkie problemy z przekazywaniem informacji, wydawaniem poleceń oraz nadzorowaniem ich wykonywania.

Przykładem takiej aplikacji jest Blue Colibri App, która oferuje mnóstwo przydatnych funkcjonalności i idealnie odpowiada na potrzeby zwłaszcza firm zatrudniających pracowników terenowych czy działających w modelu pracy zdalnej.

Poznaj wszystkie korzyści z wdrożenia aplikacji Blue Colibri App w Twojej firmie – w wersji HR Admin lub Engagement. Przeczytaj również osobny artykuł na naszym blogu, w którym wyjaśniliśmy, jak aplikacja dla pracowników może rozwiązać problemy z komunikacją wewnątrz firmy.

‍

‍