Sembrava una missione impossibile, Merkbau ha risposto con uno strumento innovativo

L’azienda edile ungherese cercava una soluzione, tra l’altro, per un problema che due anni fa sembrava ancora quasi irrisolvibile: come si possono coinvolgere gli operai nella comunicazione interna in forma digitale?

Il sistema di comunicazione interna di Merkbau compie 2 anni ad aprile. La piattaforma digitale dell’azienda, oltre alla comunicazione dei messaggi ufficiali da parte delle risorse umane, offre tante altre possibilità per l’azienda creando un dialogo interattivo tra il personale dell’azienda. Con Anita Knáb responsabile delle risorse umane e Szabolcs Torma responsabile marketing e PR, abbiamo parlato di questo strumento, lanciato per la prima volta nell’industria edile ungherese da Merkbau.

MerkMan e MerkMondó hanno portato sviluppo non solo a Merkbau

Knáb Anita, che lavora per Merkbau dal 2015, aveva notato, già anni fa, durante diverse conferenze delle risorse umane, il sistema sviluppato dalla azienda ungherese Blue Colibri. “Avevo pensato fosse troppo presto per introdurlo in quella fase di sviluppo di Merkbau” – dice la dirigente, che alla fine del 2019 ha promosso l’introduzione dello strumento nel piano annuale delle risorse umane, che ne ha dato la disponibilità.

Hanno testato anche prodotti di altri fornitori, ma alla fine hanno deciso di scegliere Blue Colibri. Così nel 2020 è stata lanciata la nuova comunicazione interna dell’azienda: una piattaforma con il logo MerkMan, nominato MerkMondó.

Dalle parole di Anita Knáb si evince che la digitalizzazione a questo livello, nella comunicazione interna, non è frequente nell’industria edile ungherese: “Nel settore, la nostra era la prima azienda ad introdurre Blue Colibri, ma da allora anche altri lo hanno adottato.”

Szabolcs Torma che sostiene Merkbau dal 2016 ha aggiunto che era una grande sfida anche per Blue Colibri coprire i 10-15 punti geografici del gruppo Merkbau. “Visto che Merkbau era il loro primo partner nell’industria edile, il rapporto ha permesso una crescita ad entrambe le aziende.”

Di cosa parla Blue Colibri?

Blue Colibri è stata fondata nel 2019 da giovani ungheresi, si è sviluppata da una società di consulenza nell’ambito delle risorse umane, ben conoscendo le sfide del mercato e del personale delle risorse umane. I fondatori hanno capito che non c’erano strumenti digitali idonei per fornire informazioni ai dipendenti. Per rimediare a questa mancanza hanno creato un prodotto a marchio aziendale che permette una comunicazione bilaterale e chiara indipendentemente dal settore o dalle dimensioni dell’azienda. Originariamente hanno sviluppato questo strumento per le aziende dove lavorano dipendenti “non-desk”, che non hanno un indirizzo e-mail o non sono davanti un computer continuamente, ma è stato dimostrato che Blue Colibri può aiutare qualunque organizzazione. 

Inizialmente, il prodotto è stato sviluppato con una particolare attenzione alle funzioni di comunicazione interna, ma basandosi sui feedback, l’applicazione ha oggi già 4 pilastri: comunicazione interna, istruzione e onboarding, amministrazione, interazione. Per queste aree Blue Colibri offre più di 30 funzioni diverse in 16 lingue. L’app in questione per ora è utilizzata da più di 80 aziende con circa 70.000 dipendenti in diversi tipi di settore. Oltre allo sviluppo software, la società offre anche consulenza sulla comunicazione interna. 

Strada impegnativa ma risultati validi

I due leader confessano che l’introduzione della piattaforma digitale porta benefici ma implica anche sforzi concreti. Con l’introduzione nel 2020, le circolari adottate in precedenza sono state interrotte e i lettori sono stati invitati automaticamente ad usare la piattaforma MerkMondó. Attraverso questo passo solo i nostri lavoratori che svolgevano attività intellettuali sono diventati utenti attivi” – ricorda Anita Knáb. Il raggiungimento dei lavoratori che svolgevano attività fisiche è rimasto sempre una grande sfida. Fino ad oggi non abbiamo ancora una copertura al cento per cento, ma in due anni siamo riusciti ad arrivare a un punto dove il 72 % di questa categoria di lavoratori è diventato utente, mentre i lavoratori che svolgono prestazioni intellettuali sono al 100%. La copertura totale all’interno dell’intero gruppo società è dell’85%.”

Anita Knáb e Szabolcs Torma

L’iscrizione è stata stimolata tra l’altro con concorsi a premi, ma la svolta finale è stata il fatto che dopo un certo periodo solo attraverso questa piattaforma era possibile avere i documenti necessari per i benefit. “Era una strada impegnativa, e i numeri possono far apparire qualche mancanza,  

ma se si considera che due anni fa la copertura tra i lavoratori che svolgono attività fisiche era lo zero per cento, si comprende come il software ci abbia portato risultati enormi.”

Szabolcs Torma ha aggiunto che la digitalizzazione si è velocizzata anche in altre parti della vita e questo ha accelerato il percorso: “Basti pensare che al giorno d’oggi sempre più persone comprano biglietti dell’autobus dai loro cellulare.” Per questo motivo, secondo lui la copertura entro un paio di anni sarà del 100% in Merkbau.   

Grazie a MerkMondó anche il benessere dei lavoratori è migliorato 

Pur avendo numerosi elementi legati al marketing, la piattaforma digitale di Merkbau può essere maggiormente legata alle risorse umane, poiché è qui che si svolge la comunicazione interna ufficiale dell’azienda. “Tra l’altro, i cambiamenti organizzativi, la gestione degli ingressi e delle uscite si svolge qui. Inoltre, qualsiasi informazione sui loro benefit, eventi e altre notizie arrivano qui” – ha segnalato Szabolcs Torma.

Un feedback importante per le risorse umane e per il marketing è il fatto che su MerkMondó sia possibile vedere anche il numero delle persone che leggono le notizie pubblicate. “Si rileva che le notizie di base, pubblicate anche nelle precedenti circolari - come l’ingresso di una nuova persona, cambiamenti organizzativi o informazioni sui benefit – hanno una lettura elevata” – ha svelato Anita Knáb.

Allo stesso tempo, MerkMondó ha dato la possibilità di creare più spazio per argomenti complementari come ad esempio, sport, alimentazione sana, assistenza sanitaria. “Non è un caso che il nostro argomento CSR scelto l’anno scorso fosse il “well-being”, cioè il benessere dei dipendenti, e il gruppo CSR ha scritto numerosi articoli divulgativi e ha organizzato eventi su questo tema. La piattaforma MerkMondó ha dato spazio anche a questo durante il COVID, quando il numero dei programmi in presenza è calato.” Anita Knáb ha aggiunto che la lettura di queste notizie è facoltativa, ma tutti hanno la possibilità di informarsi e partecipare a questi eventi. “È importante poter misurare l’interesse dei colleghi su questo tipo di notizie.” 

Oltre all’e-learning qui c’è spazio anche per lo scambio di ricette

Oggi la piattaforma digitale interna oltrepassa la comunicazione interna, poiché è stata introdotta, tra l’altro, anche una piattaforma e-learning in MerkMondó. “Grazie a questo, qui spostiamo i video che presentano l’azienda, sulla formazione sulla sicurezza sul lavoro e altri materiali sulla formazione che un nuovo arrivato può subito vedere per raccogliere informazioni” – dice Anita Knáb.

MerkMondó serve anche come piattaforma di interazione, poiché i colleghi riescono a creare gruppi tematici con uno scopo di socializzazione, come i gruppi Facebook: “Tra le altre cose, ci si scambia idee anche sulle ricette, il bowling o sull’argomento “dare-avere” – ha indicato Szabolcs Torma.

Il direttore marketing ha evidenziato i benefici dei risultati sopra indicati, come la comunicazione aziendale che ormai è diventata multidirezionale. “Non solo noi comunichiamo con i dipendenti, ma anche loro tra di loro.”

Szabolcs Torma ha aggiunto anche che supportando sempre la costruzione delle relazioni personali, l’anno scorso a MerkMondó è stata creata una sezione sugli hobby dei dipendenti.

„Abbiamo scoperto tante incredibili curiosità, qualcuno per esempio fa l’arbitro di calcio nel tempo libero, altri si occupano della cura delle unghie, c’è poi il collega che ama ballare o che posta un articolo sulle escursioni.”  

Non c’è bisogno di navigare tra le diverse sezioni per conoscere azioni e compleanni

Una funzione importante di MerkMondó è anche la piattaforma chat che permette anche a chi svolge un lavoro non in ufficio ed è senza indirizzo e-mail di mandare messaggi ai colleghi di lavoro o alle risorse umane per chiedere ad esempio un documento ufficiale. 

Ci sono ulteriori voci nel menu del sistema, tra cui Anita Knáb ha sottolineato la voce prenotazioni: “L’anno scorso abbiamo organizzato molti programmi con l’aiuto di questa funzione, nell’ambito della sfera benessere. Una volta li gestivamo con tabelle Excel ed era molto più complicato.” Si è scoperto che il programma Blue Colibri ha ancora tante voci non ben sfruttate. 

Il sistema ci aiuta anche nella gestione degli auguri tradizionali di compleanno che era il compito di una collega impegnata a gestire una tabella Excel, ma oggi MerkMondó automaticamente invia un messaggio. “Allo stesso modo aiuta a celebrare i colleghi: ogni anno, nel giorno preciso dell’assunzione, in una finestra che appare in sovraimpressione, il nostro collega riceve le congratulazioni” – dice Anita Knáb.

Ci sono una serie di processi di messa a punto in atto

Anita Knáb ha evidenziato che la messa a punto del sistema è ancora in corso. “Stiamo ancora imparando quante volte pubblicare e come separare i contenuti per il gruppo target giusto.” Ricevono un rapporto mensilmente-bimestralmente sulle letture delle notizie per capire la percentuale degli utenti nelle diverse aree del gruppo. “Quando vediamo una percentuale bassa dell’utilizzo, lo segnaliamo al responsabile interessato e continuamente cerchiamo di reagire con varie azioni. 

MerkMondó ha migliorato anche la velocità della comunicazione. “Prima avevamo una circolare settimanale, ora come spunta un argomento, lo inviamo e i lavoratori ricevono subito l’avviso sul cellulare.”

– ha sottolineato Anita Knáb. Allo stesso tempo, sono attenti anche a mandare le notizie sulla piattaforma visibile ai lavoratori in misura idonea. “Le notizie importanti e urgenti appaiono subito, mentre con le notizie meno importanti come, per esempio, una campagna di raccolta di tappi, si può attendere per non accumulare troppe notizie nello stesso momento” – ha spiegato Szabolcs Torma.

È stata stabilita anche la base del flusso di notizie selezionate 

Entrambi sottolineano che quando precedentemente tutte le notizie erano accumulate in un unica circolare vista da tutti, a volte troppe informazioni arrivavano ad ogni persona. “Per esempio, hanno ricevuto l’annuncio della vendita di una Opel Astra persone non necessariamente interessate” – ha fatto un esempio Szabolcs Torma. 

Da allora, Blue Colibri ha creato la possibilità di inserire filtri. “Oggi la notizia sulla Opel Astra arriva ormai solo nel gruppo “dare-avere” dove qualsiasi persona che è interessata lo può vedere quando vuole.” Un altro esempio simile è quando è stato pubblicato un bando di concorso tra i figli dei lavoratori per i costumi di carnevale più spettacolari, che è stato inviato soltanto ai colleghi con figli. “Tuttavia, le immagini del risultato erano inviate a tutti” – ha aggiunto Anita Knáb.

Non è più difficile di Facebook

Come sopra detto, Blue Colibri, che fornisce MerkMondó, è aperta al rinnovo continuo, così è diventato un ottimo partner per l’innovazione in Merkbau. “È già successo che il fornitore si sia attivato per sviluppi legati ad un’esigenza predefinita, così è stato per esempio per il modulo Caffetteria. Analogamente è avvenuto anche per lo strumento che aiuta a misurare le prestazioni.” Anita Knáb ha sottolineato che da quando hanno firmato il contratto con l’azienda sono stati introdotti circa dieci nuovi elementi nel software. 

Oggi lo strumento è una parte così importante nella vita quotidiana dell’azienda che i nuovi colleghi già dal primo giorno di lavoro possono accedervi con un manuale facile e divertente. Szabolcs Torma ha svelato anche che fino ad oggi sono stati presentati suggerimenti per un giornale aziendale in forma cartacea. Questo però andrebbe in contrasto completamente con i principi aziendali: digitalizzazione completa, innovazione e protezione dell’ambiente.” Anita Knáb ha evidenziato la semplicità del sistema: “Non è per niente più complicato dell’uso di Facebook ed è ugualmente scaricabile sul cellulare.”

Il responsabile delle risorse umane, in questo modo, ha riassunto l’importanza di MerkMondó, che compie 2 anni il 1 aprile:

„Riusciamo a raggiungere molte più persone di prima, la comunicazione è diventata molto più strutturata e mirata. Si è aperto un mondo, riusciamo a inviare messaggi su tanti argomenti e anche i nostri colleghi possono fare altrettanto.”  

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