Takto môžete mať efektívny digitálny onboarding!

Na prvý dojem nie je žiadna druhá šanca.

Toto večné príslovie sa oplatí mať na pamäti nielen na prvom rande. Spoločnosti obvykle v počiatočných fázach výberu míňajú veľa peňazí za zamestnávateľov a potom, čo nastúpia, drasticky obmedzia zameranie na nového zamestnanca. Nedá sa však dostatočne zdôrazniť, že náborový proces nekončí získaním zamestnania.

Správny vstupný proces a skúsenosť kandidáta nie sú dôležité iba pre hľadanie kandidátov, nový prístup môže spoločnosť urobiť dlhodobo konkurencieschopnú tým, že ho začlení do celého zamestnaneckého vzťahu. Dobre navrhnutý a účinný proces onboardingu pomáha novým účastníkom rýchlejšie sa integrovať a tiež nepriamo ovplyvňuje ich nasadenie a efektivitu.

Tuzemské firmy výrazne zaostávajú

Rozsiahly výskum, ktorý vykonala profession.hu, odhalil, že proces integrácie nových účastníkov stále nie je v centre pozornosti maďarského podnikového sektora. Hoci podľa prieskumu má každá druhá firma zavedený onboardingový proces, pre väčšinu z nich to znamená iba „základný balíček“: prezentácia, administratíva, práca, požiarne školenie a ďalšie školenia, takže všetko, čo je nevyhnutné, aby mohli začať pracovať čo najskôr, ako je to možné.

V polovici týchto prípadov navyše nie je venovaný viac času predstaveniu histórie spoločnosti a jednotlivých oddelení. O to viac šokujúce je, že hoci náš svet stále viac smeruje k digitalizácii, 

93 percent maďarských spoločností nepoužíva žiadny softvér ani programy, ktoré by proces onboardingu podporovali.

Efektívny a dobre štruktúrovaný vstupný proces však zvyšuje zapojenie zamestnancov o 82 % a produktivitu novo vstupujúcich o 70 %.

TOP výzvy

Pre osoby zodpovedné za prijímanie a školenie v rámci spoločnosti to nie je ľahká úloha, pretože epidémia COVID19 a jej následky sa nevyhli ani tejto oblasti. Triedna výučba bola úplne zrušená, alebo aspoň môže byť realizovaná podľa prísnych pravidiel. Na obmedzenie osobných kontaktov dnes veľký orientačný deň a prehliadka kancelárie neprichádza do úvahy. Okrem nich musíme zabudnúť aj na predchádzajúcu papierovú administratívu. S náhlou zmenou okolností vznikla obrovská administratívna záťaž pre personalistov a školenia a prijímacie procesy boli stále ťažšie sledovať.

Digitalizácia je na scéne v oblasti organizačného rozvoja už dlho, ale skutočný impulz priniesli už spomínané zmeny. Na základe kvalitatívnych rozhovorov s 15 firemnými manažérmi a HR profesionálmi identifikoval tím Blue Colibri App kľúčové výzvy v tejto oblasti:

  • digitalizácia materiálov
  • monitorovanie procesu
  • nedostatok spätnej väzby
  • premeranie účinnosti

Kľúčové faktory pre efektívny proces onboardingu

Rovnako ako mnoho iných organizačných oblastí sa ani budovanie systému onboardingu a školenia nezaobíde bez správnej stratégie a štruktúry, ktorú je dobré mať na pamäti nielen od prvého dňa, ale ešte pred začatím práce.


#1 Preboarding

Pred prijatím je dôležité zdôrazniť, ako veľmi sa spoločnosť a tím tešia na príchod nového zamestnanca. Oplatí sa predstaviť bezprostredných kolegov nového účastníka formou videa, aby ste sa prvý deň nestretli s úplne neznámymi tvárami. Okrem zoznámenia je kľúčové, aby uchádzač dostal aj praktické informácie ako je agenda, dress code a obhliadka kancelárie.


#2 Onboarding

Skutočný onboarding začína prvým dňom zamestnania. Je nevyhnutné, aby kolega vedel, na koho sa obrátiť, koho v procese požiadať o pomoc a tiež aké sú od neho konkrétne očakávania. K tomu je dôležité predstaviť ciele a procesy, ktoré sa na zamestnancov vzťahujú. Školenia na novú pozíciu a rôzne firemné školenia sú tiež nevyhnutné na to, aby novo nastupujúci mal ucelenejší a transparentnejší pohľad na firemné prostredie, ktorého sa stal členom.


#3 Spätná väzba

Na čo je ten proces dobrý, keď potom nedostaneme žiadnu spätnú väzbu?! Obojsmerná, nepretržitá spätná väzba pomáha zamestnancovi vidieť svoj vlastný proces a získať spätnú väzbu o jeho výkone a spoločnosť tiež získava spätnú väzbu o tom, ako každý zamestnanec postupuje v procese integrácie.


Od koho sa oplatí učiť

Ak sme stratení v navrhovaní správneho procesu, nemusíme zúfať, pretože vždy je možné skryť niektoré osvedčené postupy pred „veľkými“. Jedným z nich je preboardingové rozhranie belgickej KPMG, prostredníctvom ktorého sa noví účastníci môžu dozvedieť o najdôležitejších materiáloch, predpisoch, procesoch a dokonca sa zúčastniť 360-stupňovej prehliadky kancelárie. Prostredníctvom toho tiež zdieľajú rozmanitý obsah a prezentujú firemnú kultúru KPMG vo forme videí a obrázkov.

V spoločnosti Deloitte noví zamestnanci spolupracujú na vytváraní kľúčových firemných znalostí online. Vzhľadom na to, že musia odpovedať na otázky samostatne a niekedy aj v skupinách, súčasne získavajú predmetové znalosti a učia sa spolupracovať. Okrem toho sa môžu zúčastniť virtuálnej prehliadky kancelárie, kde si môžu prezrieť kanceláriu v prostredí podobnom videohre a porozprávať sa s tými, ktorí tam pracujú.

Cisco používa e-learningové rozhranie na školenia v oblasti marketingu a predaja. Počas učenia ľudí môžu „hráči“ dosiahnuť rôzne úrovne, ktoré sú tiež certifikované, a za splnenia určitých výziev dostanú odznak.

Výkonný nástroj pre digitálny onboarding a e-learningové procesy

Náš najnovší vývojový stupeň, Blue Colibri App ACADEMY, je moderné multiplatformné rozhranie, ktoré vám umožňuje jednoducho budovať automatizované procesy a nahrávať podnikový obsah konkrétnym skupinám zamestnancov alebo dokonca spoločnosti ako celku. Rozhranie je spoľahlivým riešením výziev súvisiacich s prípravou a nástupom, ako aj online školenia a vzdelávania.

Rozhranie umožňuje zdieľať obsah v rôznych interaktívnych formátoch (videá, obrázky, infografiky, pdf, prezentácie, textové dokumenty). Získavanie znalostí je možné merať pomocou testov a dotazníkov na konci každej lekcie alebo celého vzdelávacieho modulu, o ktorých dostávajú zamestnanci aj manažéri podrobné správy.

Celý svoj onboarding a e-learning môžete spravovať v ľahko použiteľnom a transparentnom užívateľskom rozhraní, kde môžete ľahko zostavovať svoje procesy a nahrávať ich s najrôznejším obsahom, nastavovať termíny, odosielať upozornenia a prechádzať dostupné podrobné štatistiky.

Ak chcete získať hlbší náhľad do rozhrania pre onboarding a e-learning Blue Colibri App, požiadajte nás o bezplatné demo!

Máte záujem o náš produkt? Objednajte si demo!