Tervezés, csapatmunka, startra kész digitalizáció

Milyen kihívásokkal szembesül egy vállalat, ha belevág a digitális fejlesztésekbe? Mire számíthatunk, mik lehetnek a buktatók, és mik lehetnek azok a pontok, amelyek alapján sikerre vihetjük a projektet? Ezekre a kérdésekre kerestük a választ 2021 utolsó Blue Colibri-webinárján. Blaskovics Lídia, a Güntner-Tata Hűtéstechnikai Kft. kommunikációs specialistája, Marada Judit, a Merkbau Zrt. HR-munkatársa és Heiling-Koltai Beáta, a RUAG Ammotec Magyarország Zrt. kommunikációs és képzési szakértője osztotta meg velünk tapasztalatait.

Előkészületek, bevezetés – és egy egyedi név

A Güntner-Tata közel 1500 alkalmazottjából majdnem 1000 fő fizikai munkavállaló. „Korábban e-mailt és plakátokat használtunk a kommunikációra, de a fizikai kollégákat így nagyon nehéz volt elérni. Szükségünk volt egy olyan rendszerre, ami naprakész, és gyorsan tudunk vele minél több embert elérni” – részletezte Blaskovics Lídia, a cég kommunikációs specialistája, hogy miért vágtak bele a digitalizációba. Volt egy saját újságjuk, a Hírcserélő, amit ugyan már kivezettek, de ezt a nevet szerették volna megőrizni – így adta magát, hogy az új digitális rendszer neve legyen Hírcserélő.

Egy nyereményjátékkal indították a projektet, és igyekeztek minél több embert bevonni a csapatba – fizikai dolgozót, vezetőt, fiatalabb, idősebb kollégákat is.

„Az első héten már 500 fő regisztrált a Hírcserélőre, utána jött a keményebb mag. Fontos volt a bizalom kiépítése a rendszerrel kapcsolatban, mert sokan attól féltek, hogy helyet foglal a mobiljukon, vagy mi majd nézegetjük, hogy ők mit csinálnak a telefonjukon – ezeket a tévhiteket el kellett oszlatni”

– tette hozzá Lídia. 6 fős admincsapatuk havonta összeül, felosztják a témákat, majd napi szinten posztolnak. A 2020 májusában bevezetett új rendszerükben jelenleg kb. 80%-os a regisztráltak aránya. 

A Merkbau Zrt. 600 munkatársából kb. 300 fő a fizikai állomány. A vállalat HR-munkatársa, Marada Judit elmondta, hogy ők szerették volna valahogy az új rendszerben is kiemelni a cég nevét, így egy kis szójátékkal Merkmondónak nevezték el. „Amikor elindultunk a bevezetéssel, rengeteg segítséget kaptunk a Blue Colibri csapatától, ami nagyon hasznos volt, mert az IT-rendszerek általában elég sok egyeztetést igényelnek. Időt kell szánni a tesztelésre, a problémák kiküszöbölésére” – mesélte Judit a kezdeti időszakról.

A RUAG, hazánk egyetlen nagy volumenű lőszergyára 400-nál is több alkalmazottjával Eger és Sirok térségének meghatározó munkáltatója. A javarészt kékgalléros munkavállalóik 100%-a használja már az új rendszert – mesélte Heiling-Koltai Beáta, a vállalat kommunikációs és képzési szakértője. 4 hónapot készültek rá, hogy bevezessék, és a siker nem maradt el.

„Visszatérő híreink vannak, például hogy hogy áll a munkavállók termelési bónusza, ami végsősoron kézzel fogható összeget jelent számukra, így ezt nyilván szeretik követni. A regisztrációs hajlandóságot leginkább az hozta meg, hogy 2020-ban az adventi négy hétre nyereményjátékot indítottunk, majd a 2021-es éves tűz- és munkavédelmi képzést már teljes egészében ezen a felületen valósítottuk meg.” 

Aktív kollégák, közös eredmények 

Az alkalmazás igazi elterjedéséhez azonban mindenképpen kellenek nem csak a kommunikációs és HR-csapatok, de a kollégák is. Lídia elmondta, hogy bár eleinte kellett kérdezgetniük a különböző részlegeket az aktualitásokról, amiket az új rendszerben megoszthatnának, de egy idő után önszerveződővé vált a dolog. „Már gyakori, hogy a kollégák keresnek meg minket, hogy készültek egy cikkel, szeretnének egy rovatot indítani, van egy új ötletük stb. Gyárgyűlést az elmúlt másfél évben nem nagyon lehetett biztonsággal megtartani, de az ügyvezető indított egy vlogot, ahol havonta bejelentkezik, és tájékoztat a fejleményekről.”

Judit hozzátette, hogy ők eleinte igyekeztek könnyedebb vizekre evezni az új rendszerrel, kvízekkel, játékokkal, amik jobban megmozgatták a kollégákat. „A vezetők is egyre jobban rászoktak, automatikusabbá vált, hogy ha valami nagy tömeget érintő hírt szeretnének kiküldeni, akkor már nem a körlevélhez nyúlnak. Előny volt, hogy meg tudtuk mutatni, hogy fizikai-szellemi állományra lebontva milyen arányban regisztráltak a kollégák – számokat tudtunk letenni a vezetőség elé, hogy miért érdemes így kommunikálni.” Nagyon elégedettek a regisztráció 80%-os arányával, soha ekkora fizikai állományt nem értek el korábban. Az irányítás alapvetően az 5 fős HR-csapat kezében van, de besegít a marketing is. „Átlag napi 1 poszt megy ki, hétvégén viszont nem posztolunk, mert akkor jobb, ha ki tudnak lépni kicsit a munka világából a kollégák” – mondta el Judit.

A RUAG új rendszerét még elsősorban a HR-részleg kezeli, viszont a vezetés is aktívan részt vesz benne.

„Már automatikusan jönnek be az információk. Mivel visszatérő rovataink vannak, pl. előző hónapban milyen fejlesztések voltak, bőven van miről kommunikálni. Sőt, az új belépőknek a betanítási folyamat alatt több vizsgájuk is van – ebből az első ezen a felületen zajlik, itt tudnak gyakorolni, és itt végzik el a vizsgát is”

– részletezte Bea. Mi nagyon aktívan kommunikálunk – tette hozzá –, naponta 2-3 hír, hetente 2-3 értesítés kimegy, havonta 1 elégedettségmérő kérdőív, 2-3 gyorskérdés, negyedévente megosztunk 2-3 kvízt is – de hétvégén csak akkor, ha sok hír feltorlódott. 

Bea megosztotta velünk még azt az érdekességet is, hogy még a kilépőkkel készített exitinterjúkból is az derül ki, az új rendszer bevált. „A kommunikációra még soha senki nem panaszkodott. Tökéletesnek és hasznosnak tartják.” Végezetül hozzátette, az új rendszerük már kihagyhatatlan a mindennapokból. „Van egy felület, ahol együtt tudunk örülni a személyes és a vállalati sikereknek is.”

Reméljük, hogy ti is sok hasznos információt kaptatok vendégeinktől, és egyúttal megköszönjük egész éves figyelmeteket is! 

Megyünk tovább az úton, kérdezünk, tanulunk, fejlesztünk 2022-ben is. 

Kellemes ünnepeket kíván nektek a Blue Colibri csapata, januárban pedig újra jelentkezünk!


Érdekel a termékünk? Foglalj demo időpontot!