Anwendung für interne Kommunikation versus Chatbot

Vorteile einer internen Kommunikationsanwendung

Die Struktur der mobilen Anwendungen in der internen Kommunikation ist den sozialen Plattformen, die wir aus unserem Privatleben kennen, sehr ähnlich. Eine Software, die Kommunikation, Wissensaustausch, Erstellung von Umfragen und Veröffentlichung audiovisueller Inhalte unterstützt. Was sind die Argumente für und gegen Anwendungen für die interne Kommunikation?

PRO/ Argumente für die Anwendung der internen Kommunikation:

  • Sie umfassen viele Funktionen, die über die Kommunikation hinausgehen: gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Organisation von Veranstaltungen, Umfragen usw. Sie bieten zahlreiche Möglichkeiten, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern.
  • Diese können auch genutzt werden, um Telearbeiter zu erreichen oder Arbeiter, die keine E-Mail-Adresse haben.
  • Üblicherweise stehen sie als Webanwendungen zur Verfügung. Somit können die Mitarbeiter sie auf ihren eigenen Geräten nutzen, ohne Installationsvorgang, indem diese einfach über den Browser des Telefons oder Computers geöffnet werden können. Außerdem kann über ein Symbol auf dem Hauptbildschirm die App ausgeführt werden.
  • Diese Lösungen sind in der Regel als Cloud-basierte Anwendungen verfügbar. Um die IT-Sicherheit zu gewährleisten, kann das Unternehmen das System auch auf seinem eigenen Server installieren.
  • Es ist eine Multiplattform, die auf jedem Smartphone ausgeführt werden kann sowie auch auf Computern, Tablets und Touchscreen-Kiosken.
  • Das Design und die Funktionen sind vollständig konfigurierbar (Symbol, Name, Farben, Domain).
  • Das System ist vollständig in sich geschlossen, so dass die Kriterien des Datenschutzes voll erfüllt werden.
  • Die Kommunikation ist nachvollziehbar. Detaillierte Statistiken über das Leseverhalten, die Reichweite und die Reaktionen sind verfügbar.
  • Sie können die Informationen in verschiedene Kategorien einteilen, so dass vorangegangene Inhalte leicht wiedergefunden und nachgelesen werden können.
  • Sie benötigen weder eine E-Mail-Adresse noch eine Telefonnummer oder ein Konto - es wird eine individuelle Identifizierung vorgenommen.
  • Die Informationen sind überall und jederzeit verfügbar, da keine Verbindung zu einem internen Netz erforderlich ist.
  • Die Nachrichten können kategorisiert werden. Wir können Inhalte an alle Mitarbeiter oder nur an bestimmte Gruppen versenden.
  • Einbindung in andere HRM-, Verwaltungs- und Kommunikationsplattformen des Unternehmens sind möglich.
  • Sie unterstützen sowohl den internen als auch den externen Employer-Branding- Prozess: Sie erhöhen das Engagement und die Zufriedenheit und verschaffen sich somit einen Wettbewerbsvorteil bei der Mitarbeiterakquise gegenüber der Konkurrenz.
  • Die Struktur lehnt sich an bereits bekannte Social-Media-Plattformen an. Dies führt dazu, dass es leichter zu erlernen ist und auch ältere Kollegen kein Problem mit der Anwendung haben.
  • Die Community-Funktion trägt zur Stärkung der Arbeitsgemeinschaft bei. Innerhalb einer geschlossenen Gruppe können die Mitglieder frei über ein bestimmtes Thema kommunizieren, wie bspw. über Hobbys, Interessen oder Sport.
  • Onboarding- und Schulungsfunktionen können zur Unterstützung oder zum Ersatz von Einführungs-, Wiederholungs-, Fortsetzungs- oder Ad-hoc-Schulungen eingesetzt werden, die einen persönlichen Kontakt erfordern. Durch die Schaffung eines einfachen Prozesses können wir die Informationen weitergeben (als Text, Bild, Video, ppt usw.) und die Leistungsfähigkeit des Wissensstandes über Tests und Fragebögen prüfen.

CONTRA/ Argumente gegen die Anwendung der internen Kommunikation:

  • Mobiltelefone, Laptops oder andere technische Geräte werden für die Verwendung benötigt.
  • Die Nutzer erhalten keine vorprogrammierten Antworten auf ihre Fragen, sondern können über eine gut strukturierte Schnittstelle frei suchen.

Chatbot als interne Kommunikationsanwendung

Chatbots sind Softwares, die ähnlich wie Menschen sprechen und kommunizieren können, ohne dass ein echter Mensch involviert ist. Sowohl auf dem internationalen als auch auf dem ungarischen Markt gibt es viele Chatbots für Unternehmen. Werfen wir einen Blick auf die Argumente, die für und gegen Chatbots sprechen.

PRO/ Argumente, die für Chatbots als Kommunikationsanwendung sprechen:

  • Chatbots sind im Vergleich zu Menschen, rund um die Uhr verfügbar. Die Mitarbeiter können, unabhängig von den Arbeitszeiten, jederzeit Antworten auf ihre Fragen erhalten.
  • Sie beantworten wiederkehrende Fragen und entlasten so die Personalabteilung und das Management. Vordefinierte Nachrichten werden automatisch verschickt.
  • Sie können in vielerlei Hinsicht eingesetzt werden: bei der Rekrutierung, um die Kompetenz von Bewerbern zu stärken, oder um mit den derzeitigen Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben.
  • Rückverfolgbarkeit: Sie können die Öffnungsrate der Nachrichten sehen.
  • Die Nachrichten können gruppiert werden. Sie können damit Nachrichten an alle Mitarbeiter oder nur an bestimmte Gruppen senden.
  • Ihre Nutzung ist selbst für Arbeiter leicht zu erlernen, da diese bereits in einer bestehenden Chat-Oberfläche integriert sind.

CONTRA/ Argumente gegen den Chatbot als Kommunikationsanwendung:

  • Sie können bereits in ein bestehendes, im Unternehmen genutztes Chatprogramm (z.B. Viber, Messenger, Teams...) integriert werden.
  • Für die Verwendung ist ein Profil/eine Telefonnummer/eine E-Mail-Adresse erforderlich.
  • Für die Nutzung ist ein Smartphone erforderlich.
  • Vor dem Einsatz müssen Sie sich viel Zeit nehmen, um die häufigsten Themen zu ermitteln, auf die der Chatbot antworten soll.
  • Durch die Einbettung in ein Chatprogramm haben sie einen geringeren Funktionsumfang als mobile Apps, so dass die Bedingungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit verletzt werden können.
  • Aufgrund der Einschränkungen des Chat-Programms ist es weniger wahrscheinlich, dass sie Ihr Firmen-Image anpassen können.

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