Digitalen Onboarding-Prozess

Man bekommt niemals eine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.

Dieser Ratschlag ist nicht nur für das erste Kennenlernen wichtig. Unternehmen geben in der Einstellungsphase viel Geld für Employer Branding aus, aber nach der Einstellung neuer Mitarbeiter wird ihnen weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Wir können jedoch nicht genug betonen, dass der Einstellungsprozess nicht mit dem Arbeitsbeginn endet.

Ein geeigneter Onboarding-Prozess und ein entsprechendes Auftreten der Bewerber ist nicht nur wichtig, um den richtigen Kandidaten zu finden, sondern verschafft dem Unternehmen auch einen Wettbewerbsvorteil in Bezug auf die gesamte Arbeitsumgebung. Ein gut durchdachter und effektiver Einarbeitungsprozess hilft neuen Mitarbeitern sich schneller zu akklimatisieren und wirkt sich zudem auch auf ihr Engagement und ihre Leistungsfähigkeit aus.

Lokale Unternehmen sind im Rückstand

Haufe hat in der 4. Onboarding-Umfrage 553 HR-Verantwortliche aus deutschen Unternehmen in aller Größenklassen gefragt, wie Sie zu Zeiten von Corona den Onboarding-Prozess gestalten*.

Die Umfrage hat gezeigt, dass ca. 40% der Studienteilnehmer von fehlendem Austausch, schwieriger Einarbeitung und mangelnden informellen Vernetzungsmöglichkeiten mit den neu eingestellten Mitarbeitern berichten.

Obwohl die Bedeutung eines professionellen Onboardings mit digitalen Elementen jedoch bei den Entscheidungsträgern angekommen ist und der Einsatz digitaler Onboarding-Tools ständig steigt, sehen 77 Prozent der Personalverantwortlichen hohes Verbesserungspotenzial bei ihrem derzeitigen, meist noch analogen Onboarding-Prozess.

Laut der Umfrage ist ein professionelles Onboarding mit digitalen Elementen zwar im Trend, jedoch gut

80% der befragten Unternehmen nutzt keine zusätzlichen digitalen Maßnahmen, um neue Mitarbeiter ins Unternehmen zu integrieren. 

83 Prozent der Befragten glauben auch, dass die Anfangsfluktuation durch die weitere Professionalisierung und Digitalisierung des Onboardings gemindert werden könnte.

TOP Herausforderungen 

Die Verantwortlichen im Bereich Schulung und Ausbildung haben in Zeiten der Pandemie sehr große Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen. Schulungen im Klassenzimmer fielen komplett weg oder wurden zumindest nach strengen Regeln durchgeführt. Groß angelegte Orientierungstage und Betriebsbesichtigungen konnten aufgrund von Kontaktbeschränkungen nicht durchgeführt werden. Darüber hinaus musste die papierbasierte Verwaltung der Digitalisierung weichen. Schnell wechselnde Gegebenheiten brachten massive administrative Anforderungen an die HR-Mitarbeiter mit sich. Onboarding- und Schulungsprozesse wurden immer schwieriger zu überblicken.

Die Digitalisierung hat schon lange einen Stellenwert in der Organisationsentwicklung, aber den wirklichen Anstoß brachten die bereits erwähnten Veränderungen mit sich. Das Blue Colibri App Team ermittelte in einer qualitativen Befragung von 15 Führungskräften und Personalverantwortlichen die größten Herausforderungen in diesem Bereich: 

  • Digitalisierung von Unterlagen 
  • Verfolgung der Prozesse 
  • Fehlendes Feedback
  • Messung der Leistungsfähigkeit 

Hauptmerkmale eines effektiven Onboarding-Prozesses

Wie in vielen anderen Unternehmensbereichen kann der Aufbau der richtigen Onboarding- und Schulungssysteme nicht ohne die richtige Strategie und Struktur erfolgen, die man schon vor dem ersten Arbeitstag im Auge behalten sollte.

#1 Preboarding

Es ist wichtig zu signalisieren, wie sehr das Unternehmen und das Team auf den neuen Mitarbeiter warten, bevor dieser seine Arbeit aufnimmt. Stellen Sie die direkten Teamkollegen in einem Video vor, damit der Bewerber an seinem ersten Tag nicht gleich mit neuen Gesichtern konfrontiert wird. Neben dem gegenseitigen Kennenlernen ist es für den Bewerber von entscheidender Bedeutung, dass er über praktische Informationen wie den Tagesablauf, die Kleiderordnung und die Anfahrt zum Büro Bescheid weiß.

#2 Onboarding

Das tatsächliche Onboarding beginnt am ersten Arbeitstag. Der neue Mitarbeiter sollte unbedingt wissen, an welche Ansprechperson(en) er sich wenden kann, wenn er während des Einarbeitungsprozesses Unterstützung benötigt. Zusätzlich sollten die konkreten Erwartungen an den Mitarbeiter thematisiert und festgehalten werden. Um dies zu erreichen, müssen die Ziele und Prozesse festgelegt werden, die sich auf den Mitarbeiter beziehen. Verschiedene Schulungen und definierte Aufgaben sind erforderlich, damit der neue Mitarbeiter das Unternehmensumfeld, in das er eingegliedert wird, so umfassend und transparent wie möglich versteht.

#3 Follow up

Was nützt uns ein Prozess, wenn wir kein Feedback bekommen?! Gegenseitiges, kontinuierliches Feedback hilft den Mitarbeitern, ihren eigenen Prozess zu verstehen und eine Rückmeldung über ihre Leistungen zu erhalten. Das Unternehmen wiederum erhält eine Rückmeldung darüber, wie die einzelnen Mitarbeiter in ihrem eigenen Entwicklungsprozess vorankommen.

Von wem kann man lernen?

Wenn Sie sich fragen, wo Sie bei der Entwicklung der richtigen Prozesse anfangen sollen, machen Sie sich keine Sorgen! Sie können sich jederzeit von den "großen Unternehmen" über bewährte Verfahren inspirieren lassen. Einer davon ist die Preboarding-Plattform der belgischen KPMG, auf der sich neue Mitarbeiter mit den wichtigsten Unterlagen, Regeln und Prozessen vertraut machen können und sogar eine 360-Grad-Bürotour erhalten. Hier werden verschiedene Inhalte sowie die Unternehmenskultur von KPMG in Form von Videos und Bildern vorgestellt.

Bei Deloitte werden neue Mitarbeiter in Teams eingeteilt und lernen gemeinsam online die wichtigsten Fakten über das Unternehmen. Die Beantwortung von Fragen erfolgt sowohl alleine als auch in der Gruppe. Darüber hinaus können sie auch an einer virtuellen Büroführung teilnehmen, bei der sie wie in einem Videospiel durch das Büro laufen und mit Mitarbeitern chatten können. 

Cisco nutzt eine E-Learning-Plattform, um Marketing- und Vertriebsmitarbeiter zu schulen. Über Spielmechanismen können die verschiedene "Spieler" unterschiedliche Level erreichen und Zertifikate für ihre Leistungen oder Abzeichen für die bestandenen Aufgaben erhalten.

Ein effektives Werkzeug für digitale Onboarding- und E-Learning-Prozesse

Unsere neueste Entwicklung, die Blue Colibri App ACADEMY, ist eine moderne Plattform mit mehreren Funktionen, auf der Sie ganz einfach automatisierte Prozesse gestalten und Unternehmensinhalte für bestimmte Mitarbeitergruppen oder für das gesamte Unternehmen hochladen können. Die Plattform ist eine zuverlässige Lösung für Pre- und Onboarding sowie für die Anforderungen von Online-Trainings und Schulungen. 

Wir können Inhalte in verschiedenen interaktiven Formaten (Videos, Bilder, Infografiken, PDFs, Präsentationen, Word-Dokumente) auf der Plattform bereitstellen. Anschließend können Sie am Ende des gesamten Schulungsmoduls die Erkenntnisse der einzelnen Lektionen mit Tests und Fragebögen überprüfen. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiter und Führungskräfte detaillierte Berichte.

Wir können das gesamte Onboarding und E-Learning auf einem leicht zu bedienenden und transparenten Dashboard verwalten, auf dem Sie einfach Prozesse zusammenstellen und verschiedene Inhalte hochladen, Fristen setzen, Benachrichtigungen versenden oder die zur Verfügung stehenden Statistiken einsehen können.

Wenn Sie einen tieferen Einblick in die Blue Colibri App ACADEMY Onboarding- und E-Learning-Plattform erhalten möchten, dann fordern Sie eine kostenlose Demo an!

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*Quelle: Personalwirtschaft.de


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