Pre- és Onboarding Checklist: A tökéletes digitális folyamatok receptje

Gördülékenyebb ügyintézés a HR, stresszmentes integrálódás az új munkavállaló számára: a megfelelő digitális pre- és onboarding folyamatok segítségével nagy mértékben növelheted az új munkavállalók elköteleződését már a legelső napoktól kezdve, miközben a HR-es kollégák feladatait is jelentősen leegyszerűsítheted. Rendben, de hogyan tökéletesítsd a folyamatot? Összeállítottunk számodra egy interaktívan használható, ingyenesen letölthető pre- és onboarding checklistet!

Miért fontos a megfelelő pre- és onboarding?

A pre- és onboarding fontosságát egyre többen, egyre gyakrabban hangsúlyozzák - többek között mi is írtunk már róla korábban.  A fluktuáció szakértő Hr Evolution Kft. érdekes eredményekre bukkant a felmondások okait munkáltatói és munkavállalói oldalról egyaránt vizsgáló felméréseiben. A kutatások alapján az új kollégák 21-24%-a a próbaidő alatt mond fel munkahelyén, míg az új munkavállalók 25%-át az első 5 nap során éri olyan negatív tapasztalat - méghozzá az emberséges bánásmóddal kapcsolatban - ami miatt a távozás mellett döntenek. (Ha érdekel a téma, pre- és onboarding folyamatok fejlesztéséről szóló webináriumunkból még többet megtudhatsz!)

Mindebből arra következtethetünk, hogy a jó első benyomás nemcsak számodra fontos az új jelölt kiválasztásakor: már az új munkavállalók első néhány napja meghatározhatja a fluktuáció mértékét a cégednél. Ha ezt minél alacsonyabban szeretnéd tartani, akkor egy jól kidolgozott digitális pre- és onboarding folyamat komoly ütőkártya lehet a kezedben, amivel ráadásul munkáltatóként is versenytársaid elé kerülhetsz.

A pre- és onboarding, vagyis az új kolléga első meghatározó élménye 

Az új kolléga akkor fogja magát igazán otthon érezni a munkahelyén, ha az első pillanattól kezdve tudod, hogyan üdvözöld és vezesd be a cég életébe. Épp ezért nem lehet eléggé hangsúlyozni a kezdeti integrációs időszak fontosságát. A megfelelő pre- és onboarding folyamatok segítségével jelentős terhet vehetsz le a HR-es kollégák válláról, miközben arról is gondoskodhatsz, hogy az új munkatárs minél korábban elköteleződjön, és ne döntsön a távozás mellett már a próbaidő alatt.  Nézzük meg, melyik folyamatnak pontosan mi a szerepe mindebben!

Preboarding: tűnj ki a többi munkáltató közül

Bizonyára te is emlékszel arra, milyen érzés egy új munkahelyen kezdeni: az ember tele van izgalommal és kérdésekkel. Hova menjek, kit keressek, mit vigyek magammal, milyen papírt és kinek adjak le? 

A legtöbb munkavállaló a lehető legkorábban szeretne tisztában lenni azzal, hogy mire számíthat az első napokban, miközben az új munkáltatóról is szeretne minél többet megtudni - és bizony rengetegen hálásak azért, ha ezekhez az információkhoz már az első nap előtt hozzájuthatnak, például a sikeres állásinterjú és a kezdés közötti néhány napos vagy hetes szürke időszak során. Ha a munkavállalód már a munka megkezdése előtt hozzáférhet ilyen jellegű információkhoz, kevesebb meglepetés és stressz fogja érni.

Természetesen automatizáció nélkül, egyesével kapcsolatba lépni minden új dolgozóval még a munkavégzés megkezdése előtt rendkívül időigényes feladat: HR kapitány legyen a talpán, aki hatékonyan el tud navigálni a follow-up emailek, bekért dokumentumok, kérdések és lemaradt csatolmányok Inbox-tengerén. Itt jön be a képbe a digitális preboarding, ami többek között az alábbiakban siet a segítségedre:

  • Az új munkavállalók maguk tölthetik fel a rendszerbe a szükséges belépő dokumentumokat már az első nap előtt, így nem emailben kell tőlük bekérni
  • Figyelemmel követheted és mérheted, hogy hol tartanak az új alkalmazottak a preboarding folyamatban
  • Még több információt van lehetőséged előre bekérni online űrlapok segítségével, valamint visszajelzést is kérhetsz kérdőívek formájában
  • Biztosíthatsz minden szükséges információt a munkavégzés megkezdéséhez a pontos címtől, megközelíthetőségtől kezdve a vezetők, mentorok elérhetőségén át a közelben található étkezési lehetőségekig

Onboarding: spórolj időt és energiát a HR csapatnak

Az onboarding során kerül az új munkavállaló valódi bevezetésre a csapatba: ekkor ismerkedik meg a céges folyamatokkal, kultúrával, elvárásokkal, valamint ekkor történik a betanítás. Egy jó onboarding folyamat kellőképp informatív, mégis könnyen emészthető a cégbe frissen belépett alkalmazottak számára, amelynek végén egy teljes értékű munkavállalóval gazdagodik a vállalat.

Egy digitális (vagy hibrid) onboarding folyamat könnyen automatizálható és standardizálható, vagyis: 

  • Minden mérhető és visszakereshető
  • Egyszerűsíti az adminisztrációs folyamatokat, így időt és energiát spórol a HR csapatnak
  • Az oktatások véget nem érő szervezését bárhol, bárki számára elérhető e-learning tanfolyamokra cserélheted, és egyúttal mérheted azok hatékonyságát 
  • Az általános céges információkat elérhetővé teheted a rendszerben, így nem kell a vezetőnek minden alkalommal ugyanazt elmondania - ráadásul az információ visszakereshető marad, nem a feledésnek hangzik el

Egy pozitív preboarding és onboarding élmény után új alkalmazottad azonnal a csapat részének, megbecsültnek és kevésbé stresszesnek érezheti magát - ez pedig az első lépés a fluktuáció csökkentéséhez és a hosszú távú elköteleződés növeléséhez.

Checklist: így alkosd meg a tökéletes folyamatokat!

Az okosan megtervezett digitális preboarding és onboarding jelentősége tehát nem kérdés: munkavállaló és munkáltató egyaránt profitál belőlük. De hogyan lehetsz biztos abban, hogy frissen megtervezett folyamataid jól átgondoltak és készen állnak a bevezetésre? Milyen elemeket érdemes tartalmazniuk és milyen sorrendben? Mi tartozik a preboardinghoz és mi az onboardinghoz? Honnan tudhatod, hogy nem hagytál ki semmit? 

Hogy megkíméljünk jó néhány brainstorming körtől, ügyfeleink tapasztalataira támaszkodva, HR szakértőink segítségével megalkottunk számodra egy checklistet, aminek segítségével hatékony digitális preboarding és onboarding folyamatokat építhetsz fel - mindezt interaktív módon. A checklisttel a kezedben:

  • Minden fontos preboarding és onboarding lépés előtted lesz,
  • Tudni fogod, milyen anyagokat (prezentációk, videók) kell előkészítened,
  • Megismerheted a számodra és alkalmazottaid számára leghasznosabb digitális funkciókat,
  • Valamint inspirálódhatsz extra ötletekből, felhasználási lehetőségekből, elköteleződést elősegítő megoldásokból

Nincs más dolgod, mint követni a checklist lépéseit, felmérni, hogy hol kell kezdened a munkát és mire van a legnagyobb szükséged, majd a lépések kipipálásával nyomon követni, hogy éppen hol tartasz a folyamat felépítésében. 

A tökéletes digitális folyamatok létrehozásának érdekében a checklistet egy már meglévő digitális platformra szabva készítettük el, ami ideális esetben kellőképp személyre szabható, felhasználóbarát és rendelkezik a szükséges visszakereshető, mérhető funkciókkal. Amennyiben még nincs ilyeneteket, feltétlenül javasoljuk, hogy ismerkedjetek meg a Blue Colibri App megoldásaival!

Csökkentsd a fluktuációt, töltsd le a checklistet és hozd létre a tökéletes digitális pre- és onboarding folyamatokat!